Geführte Risikoanalyse
Fragen strukturieren die eigene Risikoanalyse. Hinweise helfen, Risiken des Büros schriftlich einzuordnen.
Für Immobilienmakler
Geldwäschepflichten ohne Ordnerchaos dokumentieren
Eine Prüfung darf nicht an fehlenden Unterlagen scheitern. Sorgfaltsakte führt kleine Maklerbüros durch Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung.
- Für Maklerbüros
- Nach deutschem Recht
- Pilotphase
- Früher Zugang
Das Problem
Die Pflicht liegt oft im Ordner
Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet. Trotzdem liegen Ausweiskopien, Registerauszüge und Notizen häufig getrennt in Papierordnern, E-Mails und einzelnen Laufwerken.
Fehlende oder unvollständige Nachweise können im Aufsichtsverfahren Folgen haben.
- Keine RisikoanalyseDie schriftliche Risikoanalyse fehlt oder ist nicht mehr aktuell. Ohne sie ist nicht erkennbar, welche Risiken das Büro geprüft hat.
- Unklare IdentifizierungKäufer und Verkäufer werden zwar gesehen, der Ablauf wird aber nicht vollständig festgehalten. Bei Gesellschaften bleibt der wirtschaftlich Berechtigte leicht offen.
- Unterlagen verstreutAusweisdaten, Vollmachten und Registerauszüge liegen an verschiedenen Orten. Eine Akte lässt sich dann nicht ohne Suche vorlegen.
- Prüfung kommt plötzlichEin Schreiben der Aufsichtsbehörde setzt eine Frist. Dann müssen Nachweise auffindbar sein, nicht erst nachträglich entstehen.
Der Ablauf
Eine Akte führt durch jede Pflicht
Sorgfaltsakte ordnet die wiederkehrenden Schritte einer Vermittlung. Fachbegriffe werden erklärt, damit im Büro klar ist, was als Nächstes geprüft und abgelegt wird.
1
Risiko einordnen
Sie halten fest, welche Risiken für Ihr Büro und Ihre Vermittlungen relevant sind. Daraus entsteht eine schriftliche Risikoanalyse als Arbeitsgrundlage.
2
Parteien prüfen
Für Käufer und Verkäufer dokumentieren Sie die Identifizierung. Bei juristischen Personen führt die Akte zur Prüfung des wirtschaftlich Berechtigten und des Transparenzregisters.
3
Akte abschließen
Nachweise, Entscheidungen und Hinweise bleiben bei der jeweiligen Vermittlung zusammen. Die Aufbewahrung wird nicht zur Suche in alten Ordnern.
Die Funktionen
Gebaut für die Maklerakte
Sorgfaltsakte konzentriert sich auf die Pflichten, die bei der Vermittlung von Kaufobjekten dokumentiert werden müssen.
Vermittlungsakten
Für jedes Kaufobjekt entsteht eine eigene Akte. Sie verbindet Parteien, Nachweise und Bearbeitungsstand.
Identifizierungscheck
Die Akte führt durch die Angaben zur Identifizierung. So bleibt sichtbar, welche Unterlagen geprüft wurden.
Wirtschaftlich Berechtigte
Bei Gesellschaften dokumentieren Sie, wer letztlich Eigentum oder Kontrolle ausübt. Der Begriff wird im Ablauf erklärt.
Transparenzregister Hinweis
Die Akte erinnert an die Prüfung des Transparenzregisters. Ergebnisse und vorhandene Nachweise lassen sich festhalten.
Fristenübersicht
Aufbewahrungsfristen werden je Akte sichtbar. So können Unterlagen nicht unbemerkt zu früh gelöscht werden.
Verdachtsfall Notiz
Auffälligkeiten und interne Entscheidungen können getrennt dokumentiert werden. Die Funktion ersetzt keine Meldung an die FIU.
Zugriff im Büro
Nutzer arbeiten mit klaren Zugängen an denselben Akten. Das hilft, Ausweisdaten nicht unkontrolliert weiterzugeben.
Für den Büroalltag
Weniger Suchen, klarer nachweisen
Sorgfaltsakte soll die Pflichtarbeit nicht größer machen als nötig. Sie schafft einen festen Ort für Unterlagen und Entscheidungen.
Prüfung vorbereiten
Wenn die Aufsichtsbehörde Unterlagen anfragt, liegen sie je Vermittlung zusammen. Das Büro kann zeigen, wie es vorgegangen ist.
Abläufe vereinheitlichen
Auch kleine Teams arbeiten nach derselben Reihenfolge. Neue Mitarbeitende finden schneller in die Dokumentation.
Risiken sichtbar machen
Die Risikoanalyse bleibt nicht als alte Datei liegen. Sie wird zur Grundlage für den täglichen Umgang mit Vermittlungen.
Ausweisdaten schützen
Dokumente werden nicht wahllos per E-Mail weitergereicht. Zugänge und Ablage helfen bei einem geordneten Umgang mit personenbezogenen Daten.
Rechtsgrundlagen
Pflichten, die Sie nachschlagen können
Sorgfaltsakte orientiert sich an gesetzlichen Pflichten für Immobilienmakler. Die Software ersetzt keine Rechtsberatung und keine Entscheidung im Einzelfall.
Makler sind Verpflichtete
Immobilienmakler gehören zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes. Damit gelten für sie die allgemeinen Pflichten des Gesetzes, soweit die jeweilige Vermittlung betroffen ist.
Grundlage: § 2 Absatz 1 Nummer 14 Geldwäschegesetz (GwG)Risikoanalyse und Sicherungsmaßnahmen
Verpflichtete müssen die für sie bestehenden Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ermitteln und bewerten. Sie müssen außerdem angemessene interne Sicherungsmaßnahmen schaffen.
Grundlage: §§ 5 und 6 Geldwäschegesetz (GwG)Aufzeichnung und Aufbewahrung
Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen sind grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren. Danach sind personenbezogene Daten zu löschen, soweit keine andere Rechtsvorschrift entgegensteht.
Grundlage: § 8 Absatz 4 Geldwäschegesetz (GwG)Was die Software nicht ersetzt
- Gesetzlich eingeordnet. Die Arbeitsschritte beziehen sich auf Pflichten aus dem Geldwäschegesetz.
- Datenschutz mitgedacht. Ausweisdaten sind personenbezogene Daten und brauchen einen geregelten Umgang.
- Prüfbar abgelegt. Unterlagen und Entscheidungen werden einer Vermittlungsakte zugeordnet.
- Für kleine Teams. Der Ablauf ist für inhabergeführte Maklerbüros angelegt.
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge von Sorgfaltsakte.
Preise
Einfach je Büro kalkulieren
Sie wählen den Zugang, der zu Ihrem Büro passt. Für die erstmalige Risikoanalyse gibt es eine gesonderte Unterstützung.
Einzelbüro
Für Maklerbüros mit einer Person und einem Nutzer.
39 Europro Monat
- Ein Nutzer
- Geführte Risikoanalyse
- Vermittlungsakten
- Identifizierungscheck
- Fristenübersicht
Für das kleine Einzelbüro.
Maklerbüro
Für Büros, die mit bis zu fünf Personen an Akten arbeiten.
69 Europro Monat
- Bis zu fünf Nutzer
- Geführte Risikoanalyse
- Vermittlungsakten
- Transparenzregister Hinweis
- Fristenübersicht
- Zugriffsverwaltung
Für Teams bis fünf Nutzer.
Risikoanalyse aufsetzen
Für Büros, die ihre schriftliche Risikoanalyse strukturiert neu aufsetzen möchten.
249 Euroeinmalig
- Gemeinsames Aufsetzen
- Struktur für Ihre Risiken
- Dokumentierte Ausgangsfassung
- Hinweise zur weiteren Pflege
Einmalige Unterstützung zusätzlich zum Zugang.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Risikoanalyse-Unterstützung ist einmalig.
Fragen und Antworten
Was Maklerbüros vorab wissen wollen
Die Antworten beziehen sich auf Sorgfaltsakte in der Pilotphase.
Ist Sorgfaltsakte eine Rechtsberatung?
Nein. Sorgfaltsakte strukturiert Dokumentation und erklärt die Schritte im Arbeitsablauf. Ob ein Sachverhalt rechtlich auffällig ist oder wie im Einzelfall zu handeln ist, klären Sie bei Bedarf mit einer dafür befugten Beratung.
Für wen ist Sorgfaltsakte gedacht?
Für inhabergeführte Immobilienmaklerbüros mit einer bis zehn Personen. Der Fokus liegt auf der Vermittlung von Kaufobjekten und den dazugehörigen Geldwäschepflichten.
Was ist eine Risikoanalyse?
Eine Risikoanalyse hält schriftlich fest, wo Ihr Büro Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sieht. Sie ist die Grundlage dafür, passende interne Sicherungsmaßnahmen festzulegen.
Hilft die Software bei der Identifizierung?
Ja. Die Akte führt durch die Dokumentation der Identifizierung von Vertragsparteien. Sie hilft auch, die Prüfung wirtschaftlich Berechtigter bei Gesellschaften festzuhalten.
Meldet Sorgfaltsakte Verdachtsfälle an die FIU?
Nein. Sorgfaltsakte kann interne Notizen zu Auffälligkeiten aufnehmen. Eine Verdachtsmeldung ist nach den gesetzlichen Vorgaben über das Meldeportal goAML an die Financial Intelligence Unit abzugeben.
Kann ich die Unterlagen für eine Aufsichtsprüfung vorlegen?
Die Vermittlungsakte bündelt die dokumentierten Schritte und hinterlegten Unterlagen. Welche Unterlagen die zuständige Behörde im konkreten Fall verlangt, entscheidet die Behörde.
Was bedeutet Pilotphase?
Das Produkt wird mit Erstanwendern erprobt und weiterentwickelt. Vor dem Zugang zeigen wir Ihnen den vorgesehenen Ablauf in einer Vorführung und sprechen über die Eignung für Ihr Büro.
Aus dem Magazin
Pflichten verständlich erklärt
Fachbeiträge für Maklerbüros zu Risikoanalyse, Identifizierung, Aufbewahrung und Aufsichtsprüfung.
Verdachtsmeldung an die FIU richtig im Maklerbüro abwickeln
Dieser Leitfaden führt durch den Umgang mit einem auffälligen Vermittlungsvorgang. Er zeigt die Reihenfolge von interner Prüfung, Meldung und Vertraulichkeit bis zur Entscheidung über die Durchführung.
Praxisbeispiel: Ein Kaufobjekt sauber nach GwG prüfen
Ein vermitteltes Einfamilienhaus zeigt den Ablauf von der ersten ernsthaften Kaufabsicht bis zur Ablage. Das Beispiel rechnet auch die Maklerprovision nachvollziehbar aus, ohne daraus gesetzliche Schwellen abzuleiten.
Diese GwG Vorlagen braucht ein Immobilienmaklerbüro
Der Beitrag ordnet die Dokumente, die ein Maklerbüro für seine Geldwäschepflichten braucht. Zu jeder Vorlage erfahren Sie, welche Angaben hineingehören und wie lange sie relevant bleibt.
Pilotzugang
Zeigen Sie uns Ihren heutigen Ablauf
Sie haben ein Schreiben der Aufsicht erhalten oder möchten Ihre Akten vorab ordnen? Fragen Sie eine Vorführung oder frühen Zugang für Ihr Maklerbüro an.
- Wir klären, wie Sie heute dokumentieren.
- Wir zeigen den Ablauf an einer Vermittlungsakte.
- Wir besprechen, ob die Pilotphase passt.
Anfrage zu Sorgfaltsakte
Beschreiben Sie kurz Ihr Maklerbüro und Ihr Anliegen. Besonders hilfreich ist, ob Sie Risikoanalyse, Identifizierung oder eine Aufsichtsprüfung beschäftigt.