Dieses Praxisbeispiel zeigt einen typischen Verkaufsvorgang aus Sicht eines Immobilienmaklers. Es geht nicht um einen Verdacht auf Geldwäsche. Es geht um die normale Sorgfalt, die das Geldwäschegesetz, kurz GwG, bei einer Immobilienvermittlung verlangt.
Der Fall ist bewusst einfach gehalten: Eine natürliche Person kauft ein Einfamilienhaus von einer GmbH. So wird sichtbar, welche Unterlagen zu welcher Person gehören, wann der Makler tätig werden muss und was am Ende in die GwG-Akte gehört. Die rechtliche Einordnung hat der Autor dieses Beitrags für den Arbeitsalltag kleiner Maklerbüros aufbereitet.
Der Vermittlungsauftrag betrifft ein Haus für 450.000 Euro
Ein Makler erhält den Auftrag, ein Einfamilienhaus zu vermitteln. Verkäuferin ist eine GmbH. Der angebotene Kaufpreis beträgt 450.000 Euro. Der Makler veröffentlicht das Objekt, führt Gespräche mit Interessenten und organisiert Besichtigungen.
Der Kaufpreis ist für die grundsätzliche Pflicht des Maklers nicht entscheidend. Immobilienmakler sind Verpflichtete nach Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 14 Geldwäschegesetz. Bei der Vermittlung eines Kaufvertrags über ein Grundstück oder ein grundstücksgleiches Recht müssen sie die allgemeinen Sorgfaltspflichten beachten.
Keine Kaufpreisschwelle im Maklerfall ableiten
Der Betrag von 450.000 Euro ist daher keine Schwelle, die Pflichten auslöst oder ausschließt. Auch die später berechnete Provision ändert daran nichts. Maßgeblich ist die konkrete Tätigkeit: Der Makler vermittelt einen Kaufvertrag über eine Immobilie.
Das Büro sollte den Vorgang von Beginn an als GwG-relevanten Vermittlungsvorgang kennzeichnen. In die Vorgangsnotiz gehören mindestens Objekt, Auftraggeberin, Datum des Vermittlungsauftrags und zuständige Person im Büro. Eine Checkliste für die Geldwäscheprüfung im Maklerbüro hilft dabei, dass kein Schritt nur deshalb ausbleibt, weil gerade viel Vertrieb zu erledigen ist.
Die allgemeine Risikoanalyse des Maklerbüros bleibt davon getrennt. Sie beschreibt die Risiken und Schutzmaßnahmen des gesamten Betriebs. Die einzelne Objektakte dokumentiert dagegen die Prüfung dieses einen Vermittlungsvorgangs.
Die Käuferin zeigt ernsthaftes Interesse am Objekt
Nach der Besichtigung erklärt eine Interessentin, dass sie das Haus kaufen möchte. Sie bittet um den Kaufvertragsentwurf und teilt mit, dass ihre Finanzierung vorbereitet ist. Die Käuferin und die Verkäufer-GmbH sind nun als mögliche Vertragsparteien hinreichend bestimmt.
Für Immobilienmakler nennt Paragraf 11 Absatz 2 Geldwäschegesetz einen besonderen Zeitpunkt: Sie haben die Vertragsparteien zu identifizieren, sobald diese ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags äußern und die Parteien hinreichend bestimmt sind. Nicht jede anonyme Portal-Anfrage löst diesen Zeitpunkt aus. Reine Besichtigungstouristen müssen nicht vorsorglich als spätere Käufer behandelt werden.
Ernsthaftes Interesse in der Akte begründen
Das ernsthafte Interesse muss der Makler nicht erraten. Er dokumentiert die erkennbaren Tatsachen. Im Beispiel sind dies die ausdrückliche Kaufabsicht, die Bitte um den Vertragsentwurf und die Angaben zur Finanzierung. Das Datum dieser Erklärung gehört in den Vorgangsvermerk.
Danach identifiziert der Makler die Käuferin nach Paragrafen 10 und 11 Geldwäschegesetz. Bei einer natürlichen Person werden die gesetzlich erforderlichen Angaben erhoben. Dazu gehören insbesondere Vorname und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift.
Die Angaben müssen überprüft werden. Regelmäßig geschieht das anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild, etwa Personalausweis oder Reisepass. Der Makler hält fest, welches Dokument er geprüft hat, welche Behörde es ausgestellt hat, welche Nummer es trägt und bis wann es gültig ist. Er bewahrt die nach Paragraf 8 Geldwäschegesetz erforderlichen Aufzeichnungen und Unterlagen auf.
Eine Ausweiskopie allein ist kein vollständiger Arbeitsnachweis. Zur Akte gehört auch, wann die Prüfung erfolgte und wer sie durchgeführt hat. Zeigt die Käuferin sich nicht selbst, etwa bei einer zulässigen Prüfung im Videoverfahren, muss das Büro ein Verfahren einsetzen, das die Anforderungen des Geldwäschegesetzes erfüllt und nachvollziehbar dokumentiert ist.
Die Verkäuferseite ist eine GmbH mit zwei Geschäftsführern
Die Verkäuferin ist keine natürliche Person, sondern eine GmbH. Für sie treten zwei Geschäftsführer auf. Der Makler muss deshalb mehrere Ebenen unterscheiden: die GmbH als Vertragspartei, die handelnden Geschäftsführer und die wirtschaftlich Berechtigten hinter der GmbH.
Die GmbH und ihre Vertreter getrennt erfassen
Nach Paragraf 11 Geldwäschegesetz sind bei einer juristischen Person unter anderem Firma, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung sowie die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans zu erheben. Der Makler prüft diese Angaben anhand geeigneter Unterlagen. Bei einer GmbH ist ein aktueller Registerauszug aus dem Handelsregister der übliche Ausgangspunkt.
Die beiden Geschäftsführer werden zusätzlich als die Personen identifiziert, die für die GmbH auftreten. Der Makler prüft ihre Identität wie bei natürlichen Personen. Außerdem prüft er ihre Vertretungsberechtigung. Der Handelsregisterauszug zeigt, ob sie einzeln oder nur gemeinsam vertreten dürfen und ob besondere Beschränkungen eingetragen sind.
Eine Person, die für eine Gesellschaft spricht, wird nicht automatisch wirtschaftlich berechtigt. Sie kann Geschäftsführerin oder Geschäftsführer sein, ohne die GmbH zu besitzen oder zu kontrollieren. Deshalb darf das Büro die Prüfung nicht bei den Ausweisen der Geschäftsführer beenden.
Wirtschaftlich Berechtigte feststellen
Wirtschaftlich Berechtigte sind nach Paragraf 3 Geldwäschegesetz natürliche Personen, die die Gesellschaft letztlich besitzen oder kontrollieren. Bei einer GmbH sind dies insbesondere natürliche Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent des Kapitals halten, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
Im Beispiel ermittelt der Makler die im Transparenzregister eingetragenen wirtschaftlich Berechtigten und gleicht die Angaben mit den vorgelegten Gesellschaftsunterlagen ab. Besteht eine Beteiligungskette, muss nachvollziehbar sein, welche natürliche Person am Ende dieser Kette steht. Kann trotz angemessener Maßnahmen keine natürliche Person festgestellt werden, gelten unter den Voraussetzungen des Paragraf 3 Absatz 2 Satz 5 Geldwäschegesetz die gesetzlichen Vertreter als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte.
In der Akte steht nicht nur ein Ergebnis wie „wirtschaftlich Berechtigte geprüft“. Sie enthält die Namen der festgestellten Personen, den Grund ihrer Stellung, die genutzten Quellen und das Datum der Prüfung. So kann das Büro später erklären, wie es zu seiner Feststellung gekommen ist.
Der Transparenzregisterauszug wird mit den Angaben abgeglichen
Der Makler nimmt Einsicht in das Transparenzregister. Paragraf 12 Geldwäschegesetz regelt, unter welchen Voraussetzungen Verpflichtete die Identität prüfen und welche verlässlichen Quellen sie dafür nutzen können. Bei einer GmbH unterstützt der Registerabruf die Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten, ersetzt aber nicht das Nachdenken über widersprüchliche Angaben.
Abgleich statt bloßem Download
Im Beispiel vergleicht der Makler den Transparenzregisterauszug mit dem Handelsregisterauszug, den Angaben der Geschäftsführer und den vorgelegten Unterlagen zur Beteiligungsstruktur. Stimmen Name, Geburtsmonat und Geburtsjahr, Wohnsitzland, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie die Beteiligungskette überein, vermerkt er den Abgleich in der Akte.
Der Abruf selbst wird gesichert. Dazu gehören das Abrufdatum und die verwendete Registerunterlage. Bei einer späteren Prüfung muss erkennbar sein, welchen Informationsstand das Büro zum Prüfzeitpunkt hatte. Ein später geänderter Registereintrag erklärt nicht nachträglich, was damals geprüft wurde.
Fallen dem Makler Unstimmigkeiten zwischen Registerangaben und seinen Erkenntnissen auf, prüft er eine Unstimmigkeitsmeldung nach Paragraf 23a Geldwäschegesetz. Eine Unstimmigkeit kann etwa vorliegen, wenn eine anhand belastbarer Unterlagen erkennbare wirtschaftlich berechtigte Person im Register fehlt oder Registerdaten offensichtlich nicht zu den geprüften Angaben passen.
Die Meldepflicht verlangt keine Spekulation. Der Makler dokumentiert deshalb die konkrete Abweichung und die Unterlagen, auf denen seine Erkenntnis beruht. Bei Zweifeln ist eine fachkundige rechtliche Einordnung sinnvoll. Das gilt besonders bei verschachtelten Beteiligungen, ausländischen Gesellschaften oder unklaren Kontrollrechten.
Die Rechnung weist eine Provision von 16.065 Euro aus
Nach dem notariellen Kaufvertrag stellt der Makler der Käuferin die vereinbarte Provision in Rechnung. Die Rechnung lautet nachvollziehbar: 450.000 Euro mal 3,57 Prozent gleich 16.065 Euro brutto. Die Berechnung setzt sich aus dem vereinbarten Provisionssatz und dem Kaufpreis zusammen.
Die Provision ist eine vertragliche Rechnung. Sie ist keine geldwäscherechtliche Schwelle für die Identifizierung im Immobilienmaklerfall. Das Büro darf also weder wegen eines niedrigeren Provisionsbetrags auf die Prüfung verzichten noch wegen eines höheren Betrags automatisch einen Verdacht annehmen.
Zur Objektakte gehören der Maklervertrag oder der dokumentierte Provisionsanspruch, die Rechnung und gegebenenfalls der Zahlungsnachweis, soweit er im Büro vorliegt. Weichen Zahler und Rechnungsempfänger voneinander ab oder treten ungewöhnliche Zahlungswünsche auf, bewertet das Büro dies im Kontext des Falls. Eine Auffälligkeit ist noch keine Verdachtsmeldung, sie kann aber weitere Prüfungspflichten auslösen.
Für die kaufmännische Ablage darf die Rechnung in der Buchhaltung liegen. Für die GwG-Akte sollte zumindest eindeutig vermerkt sein, wo sie auffindbar ist. Wer Arbeitsabläufe und Ablageformen vergleichen will, findet eine Einordnung unter Ordner, Tabelle oder Software für GwG-Nachweise.
Nach Vertragsschluss wird die Akte fünf Jahre aufbewahrt
Mit dem Vertragsschluss endet die Dokumentationsarbeit nicht. Nach Paragraf 8 Geldwäschegesetz muss der Makler die erhobenen Angaben, eingeholten Informationen und Unterlagen sowie die Ergebnisse der Risikoanalyse und der durchgeführten Maßnahmen aufbewahren. Für diesen Vorgang gehören insbesondere die folgenden Bestandteile zusammen:
- der Vermittlungsauftrag und der Objektbezug,
- der Vermerk zum ernsthaften Interesse und zum Identifizierungszeitpunkt,
- die Identifizierungsdaten und Prüfvermerke der Käuferin,
- Handelsregisterunterlagen, Vertreterprüfung und Identifizierungsdaten der Geschäftsführer,
- Transparenzregisterauszug, Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten und Abgleichvermerk,
- Vorgangsnotizen zu Auffälligkeiten, Nachfragen und gegebenenfalls einer Unstimmigkeitsmeldung,
- Maklervertrag, Provisionsrechnung und der dokumentierte Vertragsschluss.
Fristbeginn am Ende des Kalenderjahres
Die Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren. Bei einer Transaktion beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Transaktion durchgeführt wurde. Wird der Kaufvertrag im Jahr 2025 abgeschlossen und durchgeführt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres 2025 und läuft bis zum Ablauf des Jahres 2030.
Nach Ablauf der gesetzlichen Frist sind die personenbezogenen Daten grundsätzlich zu löschen, sofern keine andere Rechtsvorschrift eine weitere Aufbewahrung erlaubt oder verlangt. Steuerrechtliche, handelsrechtliche und geldwäscherechtliche Fristen können unterschiedliche Unterlagen betreffen. Das Büro sollte deshalb nicht pauschal einen ganzen Ordner nach einer einzigen Frist behandeln.
Die Akte braucht außerdem Zugriffsschutz. Ausweisdaten, Wohnanschriften und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten sind besonders schutzbedürftig. Es sollte festgelegt sein, wer Unterlagen ablegen, ändern und einsehen darf. Einen kompakten Überblick über weitere Termine bietet der Beitrag Fristen im Geldwäschegesetz für Immobilienmakler.
Den Ablauf vor der nächsten Vermittlung festlegen
Der Fall zeigt eine klare Reihenfolge: Vorgang als Immobilienvermittlung erfassen, ernsthaftes Interesse dokumentieren, Käuferin identifizieren, GmbH und Vertreter prüfen, wirtschaftlich Berechtigte feststellen, Transparenzregister abgleichen, Rechnung sauber ablegen und die Akte fristgerecht aufbewahren. Der Kaufpreis und die Provision erklären den Geschäftsvorgang, sie ersetzen keine GwG-Prüfung.
Entscheidend ist der Nachweis jedes einzelnen Schritts. Eine Behörde kann nicht aus einer lose abgelegten Ausweiskopie erkennen, wann das ernsthafte Interesse vorlag, wer die GmbH vertreten durfte oder ob wirtschaftlich Berechtigte geprüft wurden. Ein schriftlicher Ablauf schafft hier die nötige Reihenfolge und Zuständigkeit.
Sorgfaltsakte für geführte Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung bildet genau diesen Ablauf in einer Akte ab. So lassen sich die Unterlagen vorbereitet halten, statt sie erst bei einer angekündigten Prüfung zusammenzusuchen. Für eine Vorführung oder frühen Zugang wenden Sie sich über das Kontaktformular an das Team.
