Ein Geldwäsche Ordner für Makler wirkt zunächst ordentlich. Eine Tabelle schafft Überblick. Beides kann für einzelne Schritte genügen. Für eine Prüfung zählt aber nicht, ob Unterlagen irgendwo vorhanden sind. Die Aufsicht muss erkennen können, welcher Vorgang geprüft wurde, wer gehandelt hat, welche Feststellungen getroffen wurden und wann dies geschah.
Immobilienmakler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, kurz GwG. Sie müssen ihre Risiken bewerten, Vertragspartner identifizieren, den wirtschaftlich Berechtigten feststellen und Aufzeichnungen aufbewahren. Welche Landesbehörde zuständig ist und wie sie eine Prüfung organisiert, unterscheidet sich je nach Bundesland. Die rechtlichen Grundpflichten bleiben jedoch gleich. Dieser Vergleich hilft bei der Entscheidung über eine belastbare Nachweisführung GwG. Er wurde von dem Autor dieses Fachbeitrags erstellt.
Papierordner sind greifbar, aber schwer vollständig zu prüfen
Der Papierordner hat einen klaren Vorteil: Originale, Kopien und Notizen lassen sich ohne Zugangsdaten ablegen. Gerade kleine Büros kennen ihre Ablage gut. Bei einer Geldwäscheprüfung reicht persönliche Ortskenntnis aber nicht aus. Die prüfende Person muss die Unterlagen selbst schnell zuordnen können.
Für jeden Vermittlungsvorgang sollte erkennbar sein, welche Vertragsparteien beteiligt waren. Dazu gehören die Identifizierungsunterlagen, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten und die Dokumentation der getroffenen Maßnahmen. Die Aufzeichnungen nach Paragraf 8 GwG müssen nachvollziehbar, vollständig und geordnet sein. Lose Blätter, unterschiedliche Register und private Notizzettel schaffen Lücken.
Was in der Papierakte häufig auseinanderfällt
Die Risikoanalyse nach Paragraf 5 GwG ist keine Akte zu einem einzelnen Kaufobjekt. Sie bewertet die Geldwäscherisiken des gesamten Maklerbüros. Trotzdem muss ein Ordnersystem zeigen, welche aktuelle Risikoanalyse gilt und welche internen Regeln daraus folgen. Liegt sie in einem anderen Schrank oder nur auf einem privaten Rechner, ist der Zusammenhang schwer nachweisbar.
Ausweiskopien werden oft im Vorgangsordner abgeheftet. Die Feststellung zum wirtschaftlich Berechtigten steht dann vielleicht im Exposé, in einer E Mail oder auf einem Formular. Fehlt ein einheitliches Inhaltsverzeichnis, bleibt offen, ob alle Pflichtangaben geprüft wurden oder ob nur ein Dokument abgelegt wurde.
- Jeder Vorgang braucht eine eindeutige Aktennummer.
- Identifizierung, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten und gegebenenfalls Registerunterlagen gehören nachvollziehbar zusammen.
- Das Datum der Prüfung und die bearbeitende Person müssen erkennbar sein.
- Aufbewahrungsfristen und Löschtermine benötigen eine gesonderte Kontrolle.
Ein Ordner kann diese Anforderungen erfüllen. Er verlangt jedoch feste Regeln und konsequente Registerführung. Bei Personalwechseln oder mehreren parallelen Kaufobjekten steigt das Risiko, dass ein Nachweis zwar existiert, aber nicht auffindbar ist. Für die praktische Reihenfolge der Prüfung hilft eine Checkliste für die Geldwäscheprüfung im Maklerbüro.
Tabellen schaffen Listen, aber keinen geführten Vorgang
Eine Tabelle ist besser als eine reine Gedächtnisstütze. Sie kann Aktennummern, Namen, Fristen und Bearbeitungsstände abbilden. Mit Filtern lassen sich offene Punkte sichtbar machen. Für Excel Geldwäscheprüfung wird sie deshalb oft als erster digitaler Schritt genutzt.
Die Tabelle führt jedoch nicht durch die Sorgfaltspflichten nach Paragraf 10 GwG. Diese Pflichten umfassen unter anderem die Identifizierung des Vertragspartners, die Feststellung, ob eine Person für ihn handelt, die Feststellung und Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten sowie die Einholung von Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung. Welche Maßnahmen im Einzelfall erforderlich sind, richtet sich nach dem Risiko.
Fristen und Verantwortlichkeiten
Eine Spalte kann festhalten, ob ein Ausweis vorliegt oder ein Transparenzregisterabruf erfolgt ist. Sie beweist aber nicht ohne Weiteres, welches Dokument geprüft wurde und wo es gespeichert ist. Ein Dateipfad ist fehleranfällig. Wird ein Ordner umbenannt oder ein Dokument verschoben, endet die Verknüpfung.
Auch Verantwortlichkeiten lassen sich in Tabellen eintragen. Problematisch wird es, wenn eine Aufgabe offen bleibt, aber niemand automatisch darauf hingewiesen wird. Die Tabelle kann eine Frist enthalten. Sie prüft nicht selbst, ob vor dem maßgeblichen Zeitpunkt alle notwendigen Unterlagen vorlagen.
| Prüffrage | Ordner | Tabelle | Spezialisierte Software |
|---|---|---|---|
| Dokumente je Vorgang bündeln | Mit festen Registern möglich | Nur über externe Ablage | Im Vorgang abbildbar |
| Offene Schritte erkennen | Manuelle Kontrolle | Filter und Pflege nötig | Status und Aufgaben möglich |
| Zugriffe auf Ausweisdaten begrenzen | Schlüssel und Raumzugang | Datei und Ordnerrechte | Rollen und Berechtigungen möglich |
| Prüfakte exportieren oder vorlegen | Zusammenstellen nötig | Unterlagen separat sammeln | Abhängig von der Systemfunktion |
Tabellen verlangen außerdem Versionsdisziplin. Mehrere Kopien führen leicht zu widersprüchlichen Ständen. Wer eine Tabelle nutzt, sollte eine verantwortliche Person festlegen, die Speicherort, Zugriffsrechte, Pflichtspalten und regelmäßige Kontrolle verbindlich regelt. Für Aufbewahrung und weitere Termine sind die Fristen im Geldwäschegesetz für Immobilienmakler ein wichtiger Maßstab.
Spezialisierte Software kann Schritte und Nachweise verbinden
Eine GwG Software für Makler ersetzt nicht die fachliche Entscheidung. Sie kann aber den Ablauf strukturieren. Das System sollte aus einem Vorgang nicht nur eine Dokumentensammlung machen, sondern die einzelnen Schritte sichtbar führen: Partei anlegen, Vertretung prüfen, wirtschaftlich Berechtigten erfassen, Unterlagen speichern, Auffälligkeiten dokumentieren und Abschluss festhalten.
Entscheidend ist die Trennung von Unternehmenspflichten und Vorgangspflichten. Die Risikoanalyse nach Paragraf 5 GwG bewertet die Risiken des Unternehmens und ist zu dokumentieren. Die internen Sicherungsmaßnahmen nach Paragraf 6 GwG leiten sich aus dieser Bewertung ab. Dazu können klare Zuständigkeiten, Kontrollen und Verfahren für den Umgang mit Risiken gehören.
Worauf ein System konkret geprüft werden sollte
Eine Makler Compliance Software ist nur dann hilfreich, wenn sie die eigenen Prozesse abbildet. Sie sollte nicht suggerieren, ein Häkchen ersetze die Prüfung. Gute Nachweisführung verlangt, dass Feststellungen, Quellen, Dokumente, Datum und verantwortliche Person im Vorgang zusammenstehen.
- Die unternehmensweite Risikoanalyse muss versioniert und erreichbar sein.
- Pflichtschritte sollen erst als erledigt gelten, wenn die zugehörige Dokumentation vorhanden ist.
- Nachweise müssen dem konkreten Kaufobjekt und den Beteiligten zugeordnet bleiben.
- Aufbewahrung und datenschutzgerechte Löschung müssen steuerbar sein.
- Für eine Prüfung muss eine verständliche Vorgangsübersicht erzeugbar sein.
Prüfen Sie vor der Einführung auch Alltagsthemen: Wer darf Fälle anlegen, wer darf Ausweisdaten sehen, wer kontrolliert offene Vorgänge und wie werden Fehler berichtigt? Ein Tool ist kein Ersatz für interne Regeln. Es kann diese Regeln jedoch im täglichen Ablauf durchsetzen.
Der Transparenzregisterabruf braucht eine klare Akte
Bei juristischen Personen und sonstigen Vereinigungen ist der wirtschaftlich Berechtigte nach Paragraf 3 GwG festzustellen. Wirtschaftlich Berechtigter ist vereinfacht gesagt die natürliche Person, die Eigentum oder Kontrolle letztlich ausübt. Die Angaben der Vertragspartner dürfen nicht unbesehen übernommen werden. Sie müssen im Rahmen der gesetzlichen Sorgfaltspflichten plausibilisiert werden.
Paragraf 11 Absatz 5 GwG verlangt in bestimmten Fällen die Einsichtnahme in das Transparenzregister zur Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten. Der Abruf oder die daraus gewonnenen Angaben gehören deshalb nachvollziehbar zur Akte. Maßgeblich ist stets der konkrete Sachverhalt, etwa die Rechtsform, die Beteiligungsstruktur und die vorhandene Vertretung.
Abweichungen nicht nur ablegen
Stimmen Angaben eines Beteiligten und Registerdaten nicht überein, muss diese Abweichung nicht im Ordner verschwinden. Paragraf 23a GwG regelt die Pflicht zur Unstimmigkeitsmeldung an die registerführende Stelle, wenn Verpflichtete Unstimmigkeiten feststellen. Ob eine Unstimmigkeit vorliegt und welche Schritte folgen, ist sorgfältig zu bewerten und zu dokumentieren.
Im Papierordner sollte der Registerauszug hinter einem eigenen Register liegen. In der Tabelle braucht er einen eindeutigen Dokumentenverweis. In Software sollte er direkt am Beteiligten und am Vermittlungsvorgang abgelegt werden können. Zusätzlich braucht es ein Feld für die Feststellung: stimmig, klärungsbedürftig oder gemeldet. So wird aus einem Abruf ein nachvollziehbarer Arbeitsschritt.
Ausweisdaten verlangen Datenschutz und Zugriffskontrolle
Ausweiskopien und Identitätsdaten sind personenbezogene Daten. Für ihre Verarbeitung gilt die Datenschutz Grundverordnung, kurz DSGVO, neben den besonderen Vorgaben des GwG. Es reicht nicht, Unterlagen wegen einer Aufbewahrungspflicht dauerhaft aufzubewahren. Die Daten dürfen nur für den rechtlich zulässigen Zweck und nur so lange wie erforderlich verarbeitet werden.
Paragraf 8 GwG enthält Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind personenbezogene Daten zu löschen, soweit nicht andere Rechtsvorschriften oder konkrete Gründe eine weitere Speicherung erlauben. Ein Büro sollte deshalb für jede Akte einen überprüfbaren Löschprozess festlegen. Auch bei Papierakten muss die Vernichtung sicher erfolgen.
Zugriff ist eine Organisationsfrage
Ein verschlossener Aktenschrank begrenzt Zugriff, aber nicht automatisch Einsicht durch alle Schlüsselberechtigten. Eine Tabellenablage auf einem gemeinsamen Laufwerk kann noch weiter offen sein. Spezialisierte Software kann Berechtigungen nach Rollen vergeben. Sie ist datenschutzgerecht aber nur, wenn Rollen, Passwörter, Gerätezugang und organisatorische Regeln tatsächlich gepflegt werden.
Dokumentieren Sie, welche Personen Ausweisdaten für ihre Aufgabe benötigen. Vermeiden Sie Versand über ungeschützte private Kanäle. Prüfen Sie außerdem, ob Auftragsverarbeitung vorliegt, wenn ein externer Dienstleister Daten verarbeitet. Die technische Lösung muss zum Datenschutzkonzept des Büros passen.
Für kleine Büros zählt ein lückenloser Ablauf ohne Zusatzlisten
Für ein inhabergeführtes Büro mit wenigen Personen ist nicht das umfangreichste System die richtige Wahl. Entscheidend ist ein Ablauf, der im Vermittlungsgeschäft wirklich genutzt wird. Niemand sollte parallel einen Ordner, eine Excel Liste und eine private Aufgabenliste pflegen müssen. Jede doppelte Erfassung schafft neue Fehlerquellen.
Ordner eignen sich, wenn das Büro wenige Vorgänge hat, ein festes Registersystem lebt und die Prüfung manuell zuverlässig steuert. Tabellen eignen sich für eine Übersicht, sofern Dokumente sicher verknüpft und Zuständigkeiten kontrolliert werden. Beide Wege verlangen aber erhebliche eigene Disziplin bei Vollständigkeit, Fristen und Datenschutz.
Eine spezialisierte Lösung ist sinnvoll, wenn sie offene Schritte pro Vorgang klar anzeigt, Nachweise zusammenführt und die Akte für die Landesaufsicht verständlich vorbereitet. Prüfen Sie vor dem Kauf mit einem echten Fall: Lassen sich alle Beteiligten, Dokumente, Registerfeststellungen, Bearbeitungsschritte und Löschvorgaben ohne Zusatzliste abbilden?
Die Entscheidung sollte die Prüfung mitdenken
Die zentrale Erkenntnis ist einfach: Nicht das Ablagemedium erfüllt die Pflichten, sondern ein nachweisbarer Prozess. Papierordner sind greifbar, Tabellen schaffen Übersicht, spezialisierte Systeme können Ablauf und Dokumentation verbinden. Je weniger Personen im Büro arbeiten, desto wichtiger ist ein Verfahren, das auch bei Urlaub, Krankheit oder einer angekündigten Prüfung verständlich bleibt.
Sorgfaltsakte verbindet Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung in einem geführten Ablauf. Damit werden offene Schritte und Nachweise pro Vorgang sichtbar, ohne dass für dieselbe Pflicht mehrere Listen gepflegt werden müssen. Wenn Sie den Ablauf anhand Ihrer eigenen Fälle sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Eine saubere Einführung beginnt mit einem Musterfall und klaren Zuständigkeiten.
