Eine angekündigte Geldwäscheprüfung im Maklerbüro ist vor allem eine Nachweisprüfung. Die zuständige Aufsichtsbehörde will nicht nur hören, dass Sie Ihre Pflichten kennen. Sie will sehen, wann Sie welchen Schritt ausgeführt haben, wer zuständig war und welchem Vermittlungsvorgang der Nachweis zugeordnet ist.
Arbeiten Sie diese Checkliste vor dem Termin Vorgang für Vorgang ab. Beginnen Sie mit der schriftlichen Organisation und prüfen Sie danach eine Auswahl abgeschlossener sowie laufender Kaufvermittlungen. Der Autor dieses Beitrags empfiehlt, offene Punkte nicht nachträglich als erledigt darzustellen. Dokumentieren Sie stattdessen ehrlich, was fehlt, und führen Sie ab sofort einen nachvollziehbaren Prozess ein.
Die schriftliche Risikoanalyse liegt in aktueller Fassung vor
Immobilienmakler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Nach Paragraf 5 Geldwäschegesetz, kurz GwG, müssen Sie die für Ihr Unternehmen bestehenden Risiken von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ermitteln und bewerten. Das Ergebnis ist die schriftliche Risikoanalyse. Sie ist die Grundlage für Ihre weiteren Schutzmaßnahmen.
Prüfpunkte für das Dokument
Legen Sie der Aufsicht eine datierte, vollständige und von der Geschäftsleitung freigegebene Fassung vor. Die Analyse muss Ihr konkretes Maklerbüro abbilden. Eine allgemeine Vorlage ohne Bezug zu Ihren Kunden, Objekten, Regionen und Abläufen genügt nicht.
- Beschreiben Sie Ihre angebotenen Vermittlungsleistungen und die üblichen Arten von Kaufinteressenten und Verkäufern.
- Bewerten Sie Kundenrisiken, geografische Risiken, Produkt und Transaktionsrisiken sowie Risiken aus Vertriebswegen.
- Berücksichtigen Sie etwa juristische Personen, verschachtelte Beteiligungen, ausländische Bezüge, Barzahlungswünsche und ungewöhnliche Zahlungswege.
- Leiten Sie aus jedem wesentlichen Risiko konkrete Schutzmaßnahmen ab.
- Benennen Sie Datum, verantwortliche Person und Freigabe der aktuellen Fassung.
Die Risikoanalyse ist kein einmaliger Pflichttext. Paragraf 5 GwG verlangt eine regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung. Prüfen Sie daher, ob sich Ihr Geschäft, Ihre Kundschaft, Ihre Objekte, Ihre Vertriebswege oder die Erkenntnisse aus einzelnen Fällen verändert haben. Halten Sie auch fest, wenn die Überprüfung keine Änderung ergeben hat.
Die nationale Risikoanalyse und die Hinweise der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde können Orientierung geben. Sie ersetzen aber nicht Ihre eigene Bewertung. Welche Behörde Sie beaufsichtigt und welche Verwaltungspraxis gilt, kann je nach Bundesland unterschiedlich sein. Den rechtlichen Ausgangspunkt erläutert der Beitrag warum Immobilienmakler dem Geldwäschegesetz unterliegen.
Interne Sicherungsmaßnahmen sind festgelegt und nachweisbar
Paragraf 6 GwG verlangt angemessene, geschäfts und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen. Das sind verbindliche Regeln, mit denen Ihr Büro Risiken erkennt, Sorgfaltspflichten erfüllt und Auffälligkeiten behandelt. Eine mündliche Absprache im Team ist schwer prüfbar. Halten Sie die Regeln deshalb schriftlich fest.
Zuständigkeiten und Arbeitsanweisung
Ihre Arbeitsanweisung sollte klar sagen, wer bei einem neuen Vermittlungsauftrag die Parteien erfasst, wer Identitätsunterlagen prüft, wer den wirtschaftlich Berechtigten klärt und wer bei Auffälligkeiten entscheidet. In einem kleinen Büro kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. Trotzdem muss erkennbar sein, wer tatsächlich gehandelt und wer eine Entscheidung verantwortet hat.
Benennen Sie eine Person auf Leitungsebene, die für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten verantwortlich ist. Ob zusätzlich ein Geldwäschebeauftragter zu bestellen ist, richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und kann durch Anordnungen der zuständigen Behörde im jeweiligen Bundesland beeinflusst sein. Prüfen Sie das für Ihr Büro gesondert.
Unterrichtung und Kontrolle
Beschäftigte müssen die für ihre Tätigkeit relevanten Pflichten kennen. Dokumentieren Sie deshalb Unterrichtungen: Inhalt, Datum, Teilnehmende und die Person, die unterrichtet hat. Behandeln Sie insbesondere den Zeitpunkt der Identifizierung, Warnzeichen, den Umgang mit Unterlagen und das Verbot, eine Verdachtsmeldung offenzulegen.
Prüfen Sie Ihre Maßnahmen auch intern auf Wirksamkeit. Kontrollieren Sie etwa anhand einiger Akten, ob Identifizierung, Registerprüfung und Ablage vollständig erfolgen. Notieren Sie festgestellte Mängel, die Korrektur und den Zeitpunkt der Nachkontrolle. Damit zeigen Sie der Aufsicht nicht Fehlerfreiheit, sondern einen funktionierenden Steuerungsprozess.
Jeder Vorgang enthält die Identifizierung beider Vertragsparteien
Nach Paragraf 10 GwG müssen Sie allgemeine Sorgfaltspflichten erfüllen. Dazu gehört die Identifizierung des Vertragspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person. Für Immobilienmakler bestimmt Paragraf 11 Absatz 2 GwG den Zeitpunkt: Bei Vermittlung von Kaufverträgen über Immobilien ist die Identifizierung beider Vertragsparteien vorzunehmen, sobald ein ernsthaftes Interesse der Parteien an der Durchführung des Kaufvertrags besteht.
Warten Sie daher nicht auf den Notartermin. Definieren Sie intern, welches Ereignis in Ihrem Ablauf ernsthaftes Interesse belegt, etwa eine konkrete Kaufzusage, verbindliche Verhandlungen oder die Vorbereitung eines Vertragsabschlusses. Der konkrete Zeitpunkt kann vom Einzelfall abhängen. Halten Sie im Vorgang fest, welches Ereignis vorlag und an welchem Tag Sie identifiziert haben.
Was in die Akte gehört
Erfassen Sie die erforderlichen Identifizierungsangaben nach Paragraf 11 GwG. Bei einer natürlichen Person gehören dazu insbesondere Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift. Prüfen Sie die Angaben anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild. Dokumentieren Sie Art, Nummer, ausstellende Behörde und Gültigkeit des Dokuments oder fertigen Sie eine rechtlich zulässige Kopie oder einen Scan im Rahmen Ihrer Aufzeichnungspflichten an.
Bei einer juristischen Person benötigen Sie unter anderem Firma, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung sowie Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder gesetzlichen Vertreter. Prüfen Sie außerdem, ob die handelnde Person vertretungsberechtigt ist. Eine Visitenkarte oder eine E Mail Signatur ist kein ausreichender Identitätsnachweis.
| Prüffrage | Nachweis in der Akte |
|---|---|
| Wer ist Käufer, wer ist Verkäufer? | Parteistammdaten und eindeutige Zuordnung zum Objekt |
| Wann bestand ernsthaftes Interesse? | Datiertes Ereignis im Vermittlungsverlauf |
| Wie wurde die Identität geprüft? | Dokumentierte Ausweisdaten oder zulässige Kopie |
| Handelt jemand für eine Partei? | Angaben zur auftretenden Person und Vertretungsnachweis |
Fehlt eine Identifizierung in älteren Akten, ergänzen Sie nicht unkritisch ein altes Datum. Halten Sie den tatsächlichen Nachholzeitpunkt und den Grund der Lücke fest. Für künftige Fälle braucht Ihr Team einen festen Auslöser im Ablauf. Ein durchgespielter Vorgang hilft dabei, wie der Beitrag ein Kaufobjekt sauber nach GwG geprüft wird zeigt.
Wirtschaftlich Berechtigte und Transparenzregister sind dokumentiert
Der wirtschaftlich Berechtigte ist nach Paragraf 3 GwG die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt wird. Bei natürlichen Personen, die auf eigene Rechnung handeln, ist diese Frage meist einfach. Bei Gesellschaften, Treuhandgestaltungen oder mehreren Beteiligungsebenen ist sie oft der entscheidende Prüfungspunkt.
Ermitteln Sie die Person oder Personen hinter dem Vertragspartner und dokumentieren Sie Ihren Ermittlungsweg. Fragen Sie nicht nur nach Namen. Halten Sie Beteiligungen, Kontrollrechte und die verwendeten Quellen fest. Kann kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gelten unter den Voraussetzungen des Paragraf 3 GwG die gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte. Auch diese Einordnung muss nachvollziehbar sein.
Registereinsicht und Unstimmigkeit
Bei transparenzpflichtigen Vereinigungen prüfen Sie die Angaben im Transparenzregister. Nach Paragraf 11 GwG ist ein Nachweis der Registrierung einzuholen oder ein Auszug der im Transparenzregister zugänglichen Daten einzusehen. Legen Sie den Auszug oder einen nachvollziehbaren Vermerk über die Einsicht mit Datum zur Akte. Vergleichen Sie die Registerangaben mit den Angaben des Kunden und mit Ihren übrigen Unterlagen.
Stellen Sie Unstimmigkeiten fest, prüfen Sie die Meldepflicht nach Paragraf 23a GwG. Eine Unstimmigkeitsmeldung kommt in Betracht, wenn Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten abweichen oder Zweifel an ihrer Richtigkeit bestehen. Dokumentieren Sie Ihre Bewertung, die gegebenenfalls abgegebene Meldung und die weitere Behandlung. Verwechseln Sie diese Meldung nicht mit einer Verdachtsmeldung an die Financial Intelligence Unit.
Aufzeichnungen lassen sich einem konkreten Geschäft zuordnen
Paragraf 8 GwG verpflichtet zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der erhobenen Angaben und eingeholten Informationen. Die Aufsicht muss die Unterlagen ohne Rätsel einem bestimmten Vermittlungsvorgang zuordnen können. Ein Ausweisbild in einem allgemeinen Ordner ohne Objekt, Partei und Datum ist deshalb ein schwacher Nachweis.
Führen Sie für jeden Vorgang eine eindeutige Akte, digital oder in Papierform. Sie sollte Objekt, Beteiligte, Vermittlungsstatus, Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte, Registerprüfung, Risikobewertung und gegebenenfalls interne Entscheidungen zusammenführen. Ein Aktenzeichen oder eine andere eindeutige Vorgangskennung verhindert Verwechslungen bei mehreren Objekten derselben Person.
Die Aufzeichnungen sind nach Paragraf 8 Absatz 4 GwG grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Transaktion durchgeführt wurde. Beachten Sie daneben die Löschpflichten für personenbezogene Daten, soweit keine andere Rechtsvorschrift eine längere Speicherung verlangt. Regeln Sie Zugriffsrechte, damit nur befugte Personen sensible Ausweis und Registerdaten sehen.
Prüfen Sie vor dem Termin besonders ältere Papierakten. Erstellen Sie eine Mängelliste mit Vorgangskennung, fehlendem Dokument, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand. Für die Wahl zwischen Ordnern, Tabellen und einem geführten System liefert der Beitrag Ordner, Tabelle oder Software für GwG Nachweise praktische Entscheidungskriterien.
Verdachtsfälle haben einen eigenen dokumentierten Ablauf
Eine Verdachtsmeldung ist kein normaler Verwaltungsvorgang. Paragraf 43 GwG verpflichtet zur Meldung an die Financial Intelligence Unit, kurz FIU, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer strafbaren Handlung stammt, mit Terrorismusfinanzierung zusammenhängt oder der Vertragspartner seine Pflicht zur Offenlegung des wirtschaftlich Berechtigten nicht erfüllt hat. Es braucht keinen Beweis und keine eigene strafrechtliche Ermittlung.
Der Ablauf bei Auffälligkeiten
Ihre Arbeitsanweisung muss einen sicheren Meldeweg enthalten. Beschäftigte geben Auffälligkeiten unverzüglich an die intern zuständige Person weiter. Diese sichert Fakten, Unterlagen und Gesprächsnotizen, bewertet den Sachverhalt und veranlasst bei Vorliegen der Voraussetzungen die elektronische Meldung über das Meldeportal der FIU.
Dokumentieren Sie, welche Tatsachen auffällig waren und wann welche Entscheidung getroffen wurde. Teilen Sie dem Kunden und anderen nicht befugten Personen weder die Abgabe noch die beabsichtigte Abgabe einer Verdachtsmeldung mit. Dieses Verbot der Informationsweitergabe wird häufig als Tipping off bezeichnet.
Nach Paragraf 46 GwG gilt ein Durchführungsverbot. Die betroffene Transaktion darf grundsätzlich nicht vor Ablauf der gesetzlichen Wartefrist durchgeführt werden, sofern die FIU oder die Staatsanwaltschaft die Durchführung nicht zuvor freigibt. Bei Gefahr im Verzug oder wenn die Verhinderung der Transaktion die Ermittlungen behindern könnte, gelten besondere Regeln. Holen Sie in einem konkreten Fall unverzüglich fachkundigen Rat ein und dokumentieren Sie die Schritte.
Die Checkliste jetzt in eine prüfbare Akte überführen
Für die Geldwäscheprüfung im Maklerbüro zählt eine geschlossene Kette: aktuelle Risikoanalyse, schriftliche Sicherungsmaßnahmen, rechtzeitige Identifizierung beider Parteien, dokumentierte wirtschaftlich Berechtigte, zuordenbare Aufzeichnungen und ein belastbarer Meldeablauf. Prüfen Sie nicht nur, ob Unterlagen irgendwo vorhanden sind. Prüfen Sie, ob eine außenstehende Person den Ablauf pro Objekt nachvollziehen kann.
Beginnen Sie mit den laufenden Vorgängen und schließen Sie danach die wichtigsten Lücken in abgeschlossenen Akten. Wenn Sie Risikoanalyse, Identifizierung der Vertragsparteien und Aufbewahrung als geführten Ablauf organisieren möchten, kann Sorgfaltsakte für prüfbare GwG Nachweise im Maklerbüro diesen Prozess abbilden. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie bitte das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
