Wer gewerblich Kaufverträge über Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte vermittelt, arbeitet nicht nur nach Maklerrecht. Das Geldwäschegesetz, kurz GwG, ordnet Immobilienmakler als Verpflichtete ein. Damit soll verhindert werden, dass Gelder aus Straftaten über Immobilienkäufe in den legalen Wirtschaftskreislauf gelangen.
Für ein kleines Maklerbüro bedeutet das keine bloße Formalie. Es muss Risiken bewerten, Kunden rechtzeitig prüfen, Unterlagen nachvollziehbar ablegen und Auffälligkeiten richtig behandeln. Die Anforderungen lassen sich jedoch in einen festen Ablauf übersetzen. Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage. Er ersetzt keine Beratung für einen konkreten Einzelfall.
Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 GwG
Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 14 GwG nennt Immobilienmakler als Verpflichtete. Der Begriff knüpft an die Tätigkeit nach Paragraf 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 der Gewerbeordnung an. Gemeint ist insbesondere die gewerbsmäßige Vermittlung von Verträgen über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, gewerbliche Räume oder Wohnräume.
Für die geldwäscherechtlichen Pflichten ist aber entscheidend, welche Vermittlung stattfindet. Die Vorschrift des Paragrafen 2 Absatz 1 Nummer 14 GwG erfasst Immobilienmakler, soweit sie gewerblich den Kauf oder Verkauf von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten vermitteln. Der typische Verkauf eines Hauses, einer Eigentumswohnung oder eines Baugrundstücks fällt daher in den Anwendungsbereich.
Die Erlaubnis nach Paragraf 34c GewO ist ein wichtiges Indiz für die Maklertätigkeit. Sie ist jedoch nicht der praktische Startpunkt jeder einzelnen Pflicht. Maßgeblich sind die gesetzlich geregelte Tätigkeit und der konkrete Vorgang. Wer nur vermietet, sollte die Reichweite seiner Pflichten anhand des eigenen Geschäftsmodells und bei Bedarf fachlich prüfen lassen.
Verpflichteter ist das Maklerunternehmen
Verpflichteter ist regelmäßig der Gewerbetreibende, also etwa der Einzelunternehmer oder die Maklergesellschaft. Bei einer Gesellschaft handeln Geschäftsführung und Beschäftigte für das Unternehmen. Die Verantwortung für eine funktionierende Organisation bleibt bei der Leitung.
Die Pflicht beginnt nicht erst beim Notartermin. Der Makler muss seine Prozesse so aufsetzen, dass die gesetzlich geforderten Prüfungen im richtigen Stadium des Vermittlungsvorgangs erfolgen. Wer erst kurz vor der Beurkundung nach Unterlagen fragt, gerät leicht unter Zeitdruck und dokumentiert unvollständig.
Die Pflichten treffen auch das kleine inhabergeführte Büro
Die Verpflichteteneigenschaft hängt nicht von Umsatz, Objektzahl oder Mitarbeiterzahl ab. Ein Büro mit einer Inhaberin und einer Assistenz ist ebenso verpflichtet wie ein großes Maklerunternehmen, wenn es die erfasste Vermittlungstätigkeit ausübt. Kleine Teams dürfen ihre Maßnahmen aber risikoorientiert und passend zu ihrem Geschäft organisieren.
Praktisch braucht jedes Büro einen klaren Ablauf für Kaufobjekte. Er sollte festlegen, wer Käufer und Verkäufer prüft, wann die Prüfung stattfindet, wo die Unterlagen abgelegt werden und wer über Auffälligkeiten entscheidet. Eine mündlich bekannte Routine genügt nicht, wenn die Aufsicht nachvollziehbare Nachweise verlangt.
Ein fester Vorgang statt lose Dokumente
Ein zweckmäßiger Vorgang beginnt mit der Objektannahme und endet erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrung. Zum Vorgang gehören die Identifizierungsdaten, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, Ergebnisse der Registerprüfung, die Risikobewertung und gegebenenfalls Entscheidungen zu Auffälligkeiten. Jede Unterlage sollte dem konkreten Vermittlungsfall zugeordnet sein.
Bei Beschäftigten muss die Leitung die Zuständigkeiten verständlich festlegen und Schulungen ermöglichen. Nach Paragraf 6 GwG gehören interne Sicherungsmaßnahmen auch dazu, Beschäftigte über Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche zu unterrichten. In einem kleinen Büro kann dies schlank dokumentiert werden, etwa durch eine Arbeitsanweisung mit Schulungsnachweis.
Für die Vorbereitung einer behördlichen Prüfung hilft eine Checkliste für die Geldwäscheprüfung im Maklerbüro. Sie ersetzt nicht die eigene Risikoanalyse, macht aber fehlende Nachweise früh sichtbar.
Die Risikoanalyse bestimmt die internen Maßnahmen
Paragraf 5 GwG verpflichtet dazu, die eigenen Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ermitteln und zu bewerten. Diese Risikoanalyse muss dokumentiert, regelmäßig überprüft und bei wesentlichen Änderungen aktualisiert werden. Sie ist die Begründung dafür, warum ein Büro bestimmte Kontrollen eingerichtet hat.
Die Analyse betrachtet nicht abstrakt den gesamten Immobilienmarkt. Sie betrachtet das eigene Unternehmen. Relevante Punkte können die Art der vermittelten Objekte, typische Kunden, Herkunftsregionen, Zahlungswege, der Einsatz von Bevollmächtigten und ungewöhnliche Geschäftsabläufe sein.
Risiken konkret bewerten
Ein Büro sollte zunächst seine normalen Fälle beschreiben. Danach benennt es Konstellationen, die ein erhöhtes Risiko auslösen können. Beispiele sind schwer nachvollziehbare Eigentumsstrukturen, ein erkennbar eingeschalteter Dritter ohne plausiblen Grund oder Angaben, die nicht zueinander passen. Ein Umstand ist noch kein Beweis für Geldwäsche, er kann aber vertiefte Prüfung auslösen.
Paragraf 6 GwG verlangt auf Grundlage der Risikoanalyse angemessene interne Sicherungsmaßnahmen. Dazu können Arbeitsanweisungen, klare Verantwortlichkeiten, Kontrollen, Schulungen und ein Verfahren für Verdachtsfälle gehören. Umfang und Tiefe richten sich nach Art und Größe des Unternehmens sowie nach dem ermittelten Risiko.
Die allgemeine nationale Risikoanalyse und Hinweise der zuständigen Aufsichtsbehörde können bei der eigenen Bewertung helfen. Sie befreien das Büro aber nicht von einer auf das eigene Geschäft zugeschnittenen Dokumentation. Eine Vorlage ist daher nur dann brauchbar, wenn sie tatsächlich angepasst wird.
Sorgfaltspflichten bedeuten mehr als eine Ausweiskopie
Die allgemeinen Sorgfaltspflichten stehen in Paragraf 10 GwG. Dazu gehören die Identifizierung des Vertragspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person, die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung sowie eine kontinuierliche Überwachung. Welche Schritte im einzelnen Fall nötig sind, folgt aus Gesetz und Risiko.
Für Immobilienmakler enthält Paragraf 11 Absatz 2 GwG einen besonderen Zeitpunkt. Die Vertragsparteien des Kaufvertrags sind zu identifizieren, sobald der Vertragspartner des Maklers ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags geäußert hat und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Das ist vor dem Notartermin und muss im Büroablauf eingeplant sein.
Identität prüfen und nachvollziehbar festhalten
Paragraf 11 GwG regelt, wie die Identifizierung erfolgt. Bei natürlichen Personen werden die gesetzlich vorgegebenen Identitätsangaben erhoben und anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild überprüft. Bei juristischen Personen werden unter anderem Firma, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes und die Namen der gesetzlichen Vertreter festgestellt.
Eine Ausweiskopie kann die Prüfung dokumentieren, ist aber nicht die ganze Sorgfaltspflicht. Sie beantwortet weder die Frage, ob jemand für sich selbst handelt, noch die Frage nach der Eigentumsstruktur einer Gesellschaft. Das Büro muss den Prüfweg, die verwendeten Unterlagen und das Ergebnis nachvollziehbar festhalten.
Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen
Der wirtschaftlich Berechtigte ist nach Paragraf 3 GwG die natürliche Person, die letztlich Eigentum oder Kontrolle ausübt oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt wird. Bei einer Gesellschaft reicht deshalb der Name der Gesellschaft nicht. Der Makler muss die dahinterstehende natürliche Person oder Personen feststellen.
Kann die Eigentums oder Kontrollstruktur nicht plausibel geklärt werden, darf das nicht mit einer leeren Akte enden. Das Büro muss die fehlenden Angaben nachverfolgen, seine Risikobewertung anpassen und prüfen, ob weitere gesetzliche Schritte erforderlich sind. Ein durchgestrichener oder unleserlicher Ordnervermerk ist kein belastbarer Nachweis.
Ein vollständiger Ablauf wird an einem einzelnen Vorgang besonders greifbar. Das Praxisbeispiel für die GwG Prüfung eines Kaufobjekts zeigt, welche Unterlagen und Entscheidungen zusammengehören.
Das Transparenzregister ergänzt die eigenen Angaben
Das Transparenzregister enthält Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten von Vereinigungen und bestimmten Rechtsgestaltungen. Es ersetzt die eigenen Ermittlungen nicht. Der Makler muss die Angaben des Kunden einholen, auf Plausibilität prüfen und die gesetzlichen Anforderungen des Paragrafen 12 GwG beachten.
Paragraf 12 GwG erlaubt Verpflichteten die Einsichtnahme in das Transparenzregister zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten. Bei einer neuen Geschäftsbeziehung mit einer Vereinigung nach Paragraf 20 GwG oder einer Rechtsgestaltung nach Paragraf 21 GwG ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Nachweis der Registrierung oder ein Auszug aus dem Transparenzregister einzuholen. Der Registerabruf gehört deshalb in den dokumentierten Vorgang.
Abweichungen nicht übergehen
Stimmen die im Register vorhandenen Angaben nicht mit den eigenen Angaben und Erkenntnissen überein, kann eine Unstimmigkeit vorliegen. Paragraf 23a GwG verpflichtet Verpflichtete, Unstimmigkeiten unverzüglich an die registerführende Stelle zu melden. Die Meldepflicht betrifft die gesetzlich näher bestimmten Abweichungen, etwa zu wirtschaftlich Berechtigten.
Eine Registermeldung ist keine Verdachtsmeldung an die Financial Intelligence Unit, kurz FIU. Beides sind verschiedene Verfahren mit verschiedenen Voraussetzungen. Das Büro sollte deshalb im Ablauf getrennt festhalten, wer Registerabweichungen beurteilt und wer über eine mögliche Verdachtsmeldung entscheidet.
Aufsicht, Bußgeld und Datenschutz gehören zur Praxis
Die Aufsicht über Immobilienmakler nach dem GwG führen die nach Landesrecht zuständigen Behörden. Welche Stelle zuständig ist, unterscheidet sich je nach Bundesland und teils nach örtlicher Zuständigkeitsregelung. Eine angekündigte Prüfung kann daher Unterlagen zur Risikoanalyse, internen Organisation, Kundenprüfung und Aufbewahrung verlangen.
Paragraf 8 GwG verpflichtet zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der erhobenen Angaben und eingeholten Informationen. Die Unterlagen sind grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Frist sind personenbezogene Daten grundsätzlich zu löschen, soweit keine anderen Rechtsvorschriften eine weitere Aufbewahrung erlauben oder verlangen.
Verstöße gegen zahlreiche Pflichten des GwG können nach Paragraf 56 GwG Ordnungswidrigkeiten sein. Das betrifft etwa fehlende Risikoanalysen, unzureichende Sicherungsmaßnahmen, nicht ordnungsgemäß erfüllte Sorgfaltspflichten oder Verstöße gegen Aufzeichnungs und Aufbewahrungspflichten. Ob ein konkreter Tatbestand erfüllt ist und welche Rechtsfolge eintritt, hängt vom Einzelfall ab.
Ausweisdaten datenschutzgerecht behandeln
Ausweisdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten kann auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutz Grundverordnung, kurz DSGVO, beruhen. Das entbindet das Büro nicht von den übrigen Datenschutzgrundsätzen.
Es gilt insbesondere Datenminimierung, Zweckbindung und angemessene Sicherheit nach Artikel 5 und Artikel 32 DSGVO. Zugriffe auf Ausweiskopien und GwG Akten sollten auf die Personen beschränkt sein, die sie benötigen. Papierakten gehören in verschlossene Bereiche, digitale Akten brauchen Rechtekonzepte und eine nachvollziehbare Löschroutine.
Weitere praktische Fragen zu Fristen bündelt der Beitrag Fristen im Geldwäschegesetz für Immobilienmakler. Für die Einordnung dieses Beitrags zeichnet der Autor des Magazins verantwortlich.
Pflichten früh ordnen und die Prüfung beherrschbar machen
Immobilienmakler sind bei der gewerblichen Vermittlung von Kauf und Verkaufsverträgen über Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte Verpflichtete nach dem GwG. Auch das kleine Büro braucht daher eine schriftliche Risikoanalyse, angemessene interne Maßnahmen, einen verlässlichen Identifizierungsablauf, die Prüfung wirtschaftlich Berechtigter und eine geordnete Aufbewahrung.
Der sinnvollste erste Schritt ist ein vollständiger Musterfall: Vom ersten ernsthaften Kaufinteresse bis zur Ablage wird jeder erforderliche Nachweis einmal durchgespielt. Daraus entstehen klare Zuständigkeiten und eine Liste fehlender Unterlagen. Bei Unsicherheiten zu einem auffälligen Einzelfall sollten Sie rechtzeitig qualifizierten Rat einholen.
Sorgfaltsakte führt Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung in einem prüfbaren Ablauf zusammen. Wenn Sie eine Vorführung sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. So lässt sich die Vorbereitung auf eine Prüfung ohne Nachtschichten in den normalen Büroalltag einbauen.
