Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz, kurz GwG, Verpflichtete. Bei der Vermittlung von Kaufverträgen über Immobilien müssen sie Risiken bewerten, Vertragsparteien identifizieren und Unterlagen geordnet vorhalten. Lose Ausweiskopien und einzelne E Mails reichen nicht aus, wenn der Ablauf und die Prüfungsschritte nicht nachvollziehbar sind.
Dieses Vorlagenset schafft eine belastbare Grundordnung für kleine Maklerbüros. Es trennt die dauerhaften Dokumente des Büros von den Unterlagen eines einzelnen Vermittlungsvorgangs. Welche Pflichten im Detail gelten, erläutert auch der Beitrag Warum Immobilienmakler dem Geldwäschegesetz unterliegen. Die rechtliche Einordnung dieses Beitrags verantwortet unser Autorenteam für Geldwäschepflichten im Maklerbüro.
Die Risikoanalyse beschreibt die Risiken des eigenen Büros
Die schriftliche Risikoanalyse ist das Grunddokument. Paragraf 5 GwG verpflichtet Maklerbüros, ihre Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ermitteln und zu bewerten. Sie beschreibt nicht einen einzelnen Käufer oder ein bestimmtes Objekt. Sie beschreibt, welchen Risiken das eigene Büro in seiner tatsächlichen Tätigkeit ausgesetzt ist.
Eine Vorlage muss zuerst das Büro und sein Geschäftsmodell benennen. Dazu gehören die Vermittlung von Kaufobjekten, die üblichen Kundengruppen, das Tätigkeitsgebiet und die Art der Geschäftsbeziehungen. Halten Sie auch fest, ob Sie nur private Verkäufer und Käufer betreuen oder regelmäßig für Gesellschaften, ausländische Beteiligte oder bevollmächtigte Personen tätig werden.
Diese Risikofelder gehören in die Vorlage
Die Analyse sollte die Risiken getrennt erfassen und jeweils begründen. Eine bloße Einstufung als niedrig, mittel oder hoch ist ohne Begründung nicht aussagekräftig. Die Bewertung muss zu den tatsächlichen Abläufen Ihres Büros passen.
- Kundenrisiken: etwa komplexe Beteiligungsstrukturen, Vertreter ohne erkennbaren Grund, politisch exponierte Personen oder Personen aus Staaten mit erhöhtem Risiko.
- Produktrisiken: die Art der vermittelten Immobilien und die Leistungen des Büros, etwa die Vermittlung von Kaufverträgen oder besondere Finanzierungswege.
- Transaktionsrisiken: unplausible Kaufpreise, Zeitdruck, häufige Änderungen der Beteiligten, auffällige Zahlungswege oder ein fehlender wirtschaftlicher Zweck.
- Geografische Risiken: Bezüge zu Ländern, die bei der Risikobewertung besondere Aufmerksamkeit erfordern, sowie grenzüberschreitende Sachverhalte.
Ergänzen Sie zu jedem Risiko die vorhandenen Gegenmaßnahmen. Das können klare Freigaben, Rückfragen, eine vertiefte Prüfung oder ein festgelegter Meldeweg sein. Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und bei wesentlichen Änderungen zu aktualisieren. Eine neue Geschäftsausrichtung, neue Kundengruppen oder festgestellte Auffälligkeiten können eine Anpassung erforderlich machen.
Bewahren Sie die aktuelle Fassung mit Datum, Freigabe und den zugrunde liegenden Erwägungen auf. Ältere Fassungen sollten nicht stillschweigend überschrieben werden. Sie können bei einer Prüfung erklären, warum das Büro seine Sicherungsmaßnahmen angepasst hat.
Die Arbeitsanweisung regelt interne Sicherungsmaßnahmen
Paragraf 6 GwG verlangt angemessene interne Sicherungsmaßnahmen. Die Arbeitsanweisung übersetzt diese Pflicht in einfache Schritte für den Büroalltag. Sie beantwortet: Wer tut was, wann und wo wird der Nachweis abgelegt?
Benennen Sie eine verantwortliche Person für den GwG Ablauf und eine Vertretung. In sehr kleinen Büros kann die Inhaberin oder der Inhaber diese Aufgabe selbst übernehmen. Wichtig ist nicht ein umfangreiches Organigramm, sondern eine eindeutige Zuständigkeit.
Vom Erstkontakt bis zum Auffälligkeitsfall
Die Anweisung sollte festlegen, wann die Identifizierung ausgelöst wird, wer Unterlagen einholt und wer die Akte auf Vollständigkeit prüft. Sie sollte auch regeln, wie mit unvollständigen Angaben, abgelaufenen Ausweisen, Vertretungen und Gesellschaften umzugehen ist. Bei erhöhtem Risiko müssen Beschäftigte wissen, dass sie den Vorgang nicht allein abschließen dürfen.
Beschäftigte sind nach Paragraf 6 GwG über die einschlägigen Vorschriften und Verfahren zu unterrichten. Halten Sie Datum, Teilnehmer, Inhalte und gegebenenfalls Rückfragen dieser Unterrichtung fest. Die Anweisung sollte außerdem interne Kontrollen vorsehen, etwa eine Aktenprüfung vor dem Vertragsabschluss oder nach Abschluss eines Vorgangs.
Ein eigener Abschnitt gehört zu Auffälligkeiten. Dort steht, an wen Beschäftigte Beobachtungen unverzüglich weitergeben, wie diese Beobachtung dokumentiert wird und wer über weitere Schritte entscheidet. Eine Verdachtsmeldung nach Paragraf 43 GwG darf nicht durch eine allgemeine Aktennotiz ersetzt werden. Den praktischen Ablauf beschreibt der Beitrag Verdachtsmeldung an die FIU richtig im Maklerbüro abwickeln.
Der Identifizierungsbogen erfasst Käufer und Verkäufer
Der Identifizierungsbogen ist die Vorgangsvorlage für die Vertragsparteien. Er dokumentiert die Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten nach Paragraf 10 GwG und die Identifizierung nach Paragraf 11 GwG. Käufer und Verkäufer brauchen jeweils einen eigenen, eindeutig dem Vermittlungsvorgang zugeordneten Bogen.
Bei einer natürlichen Person gehören Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschrift in den Bogen. Ergänzen Sie Art, Nummer und ausstellende Behörde des Identitätsdokuments. Dokumentieren Sie außerdem, wie die Identität überprüft wurde, zum Beispiel anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises, und wann die Prüfung erfolgte.
Bei Gesellschaften reicht der Ansprechpartner nicht
Ist eine Vertragspartei eine Gesellschaft oder sonstige Vereinigung, erfassen Sie ihre Firma oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes und die Namen der gesetzlichen Vertreter. Der Ansprechpartner im Büro ist nicht automatisch vertretungsberechtigt. Die Vorlage sollte daher Raum für den Nachweis der Vertretungsmacht und für die Prüfung des Registers lassen.
Eine Kopie oder ein Scan eines Dokuments ist nicht der Identifizierungsbogen selbst. Die Akte muss erkennen lassen, welche Angaben erhoben, welches Dokument geprüft und welche Feststellungen getroffen wurden. Achten Sie auf lesbare Kopien und eine sichere Ablage, denn Identitätsdaten sind personenbezogene Daten.
Für den Zeitpunkt der Prüfung gelten gesetzliche Vorgaben, die vom jeweiligen Sachverhalt abhängen. Legen Sie intern einen frühen Zeitpunkt fest, damit vor der weiteren Vermittlung keine offenen Pflichtangaben bleiben. Bei einem ungewöhnlichen Vorgang muss die Prüfung vertieft werden, statt nur ein Formular abzuhaken.
Das Formular zum wirtschaftlich Berechtigten klärt Eigentum und Kontrolle
Der wirtschaftlich Berechtigte ist nach Paragraf 3 GwG immer eine natürliche Person. Gemeint ist die Person, die eine Gesellschaft letztlich besitzt oder kontrolliert oder auf deren Veranlassung eine Transaktion erfolgt. Das Formular wird relevant, wenn eine Vertragspartei keine natürliche Person ist oder wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass eine weitere Person im Hintergrund handelt.
Für juristische Personen zählt insbesondere, ob eine natürliche Person unmittelbar oder mittelbar mehr als ein Viertel des Kapitals hält, mehr als ein Viertel der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt. Die Vorlage darf sich deshalb nicht auf die Frage beschränken, wer Geschäftsführer ist. Geschäftsführung und wirtschaftliche Berechtigung können zusammenfallen, müssen es aber nicht.
Feststellung und Grundlage sauber dokumentieren
Erfassen Sie für jede festgestellte wirtschaftlich berechtigte Person mindestens Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Beschreiben Sie die Beteiligungskette verständlich. Bei mehreren Ebenen sollte aus der Akte hervorgehen, wie die natürliche Person am Ende der Kette ermittelt wurde.
Ebenso wichtig ist die Grundlage der Feststellung. Das können aktuelle Registerunterlagen, Satzungen, Gesellschafterlisten, Angaben der Vertragspartei oder andere belastbare Nachweise sein. Vermerken Sie Quelle, Abruf oder Vorlagezeitpunkt und die prüfende Person. Bloße Selbstauskünfte können je nach Risiko nicht genügen und müssen plausibilisiert werden.
Lässt sich kein wirtschaftlich Berechtigter nach den gesetzlichen Kriterien ermitteln, gelten die gesetzlichen Auffangregelungen. Dokumentieren Sie dann besonders sorgfältig, warum die reguläre Feststellung nicht möglich war und welche Person nach der maßgeblichen Regel als wirtschaftlich Berechtigte behandelt wurde. Diese Entscheidung sollte intern geprüft werden.
Der Registervermerk hält die Transparenzregisterprüfung fest
Das Transparenzregister unterstützt die Feststellung wirtschaftlich Berechtigter. Nach Paragraf 12 GwG sind Verpflichtete verpflichtet, das Transparenzregister einzusehen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten erforderlich ist. Für die Prüfung brauchen Sie einen kurzen Registervermerk, nicht nur einen gespeicherten Auszug ohne Einordnung.
Die Vorlage nennt das Abrufdatum, die betroffene Rechtseinheit und die geprüfte Registerinformation. Halten Sie fest, welche wirtschaftlich Berechtigten im Register ausgewiesen sind und ob diese Angaben zu den Unterlagen der Vertragspartei passen. Bei Abweichungen muss die Akte die weitere Klärung erkennen lassen.
Unstimmigkeiten nicht nur markieren
Paragraf 23a GwG regelt die Meldung von Unstimmigkeiten an die registerführende Stelle. Eine Unstimmigkeit kann vorliegen, wenn Angaben im Transparenzregister von den bei der Sorgfaltspflicht ermittelten Daten abweichen. Der Registervermerk sollte deshalb ein Feld enthalten: keine Unstimmigkeit festgestellt, Unstimmigkeit geklärt oder Unstimmigkeit zur Meldung geprüft.
Notieren Sie bei einer Abweichung die konkrete Differenz, die eingeholte Erklärung und die Entscheidung. Eine technische Registerabfrage ersetzt keine inhaltliche Prüfung. Wenn Angaben nicht zusammenpassen, ist der Vorgang erst dann belastbar, wenn die Differenz nachvollziehbar geklärt oder der gesetzliche Meldeweg geprüft wurde.
Die Vorgangsübersicht steuert Aufbewahrung und Löschung
Die Vorgangsübersicht verbindet alle Vorlagen mit einer Akte und verhindert, dass Unterlagen nach Abschluss des Notartermins vergessen werden. Jede Vermittlung erhält eine Vorgangsnummer. Unter dieser Nummer liegen Identifizierungsbogen, Unterlagen zum wirtschaftlich Berechtigten, Registervermerk, Risikohinweise und gegebenenfalls interne Entscheidungen zusammen.
Die Übersicht sollte mindestens Vorgangsnummer, beteiligte Vertragsparteien, Objektbezug, Abschluss oder Transaktionsdatum, Status der Unterlagen und Speicherort enthalten. Ergänzen Sie den Fristbeginn zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Transaktion durchgeführt wird. So lässt sich die Frist nicht versehentlich ab dem falschen Tag berechnen.
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Vorgangsnummer | Verbindet alle Nachweise mit einem Vermittlungsvorgang. |
| Abschluss oder Transaktionsdatum | Dokumentiert den Bezugspunkt für die Fristberechnung. |
| Fristbeginn zum Jahresende | Hält den Beginn der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist fest. |
| Löschtermin und Prüfung | Ermöglicht die fristgerechte Löschung oder eine dokumentierte Ausnahme. |
Nach Paragraf 8 GwG sind die aufgezeichneten Angaben und eingeholten Informationen grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Transaktion durchgeführt wird. Die Daten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Eine Übersicht ersetzt keine sichere Ablage. Sie ist ein Steuerungsdokument. Legen Sie Zugriffsrechte fest, schützen Sie die Akten vor unbefugtem Zugriff und dokumentieren Sie Löschungen. Die Details zu Fristen und ihren praktischen Folgen finden Sie im Beitrag Fristen im Geldwäschegesetz für Immobilienmakler.
Mit sechs Vorlagen entsteht ein prüfbarer Ablauf
Eine vollständige GwG Dokumentation braucht zwei Ebenen. Risikoanalyse und Arbeitsanweisung regeln das Büro dauerhaft. Identifizierungsbogen, Formular zum wirtschaftlich Berechtigten, Registervermerk und Vorgangsübersicht dokumentieren den einzelnen Vermittlungsfall.
Prüfen Sie Ihre vorhandenen Ordner gegen diese sechs Vorlagen. Fehlen Angaben, Zuständigkeiten oder Fristen, ergänzen Sie sie vor dem nächsten Kaufobjekt. Bei einer angekündigten Aufsichtsprüfung ist entscheidend, dass der dokumentierte Ablauf im Büro tatsächlich gelebt wird.
Sorgfaltsakte führt Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung in einem prüfbaren Ablauf zusammen. Wenn Sie eine Vorführung sehen oder frühzeitigen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. So können Sie klären, wie die Vorlagen zu Ihrem Büroablauf passen.
