Ein auffälliger Kaufvorgang ist kein Anlass für Spekulationen. Er löst einen klaren Arbeitsablauf aus. Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete, soweit sie Kauf oder Verkauf von Immobilien vermitteln. Bei Tatsachen, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten können, müssen sie prüfen, melden und Vertraulichkeit wahren.
Dieser Leitfaden richtet sich an kleine Maklerbüros, in denen oft dieselben Personen Akquise, Besichtigungen, Vertragsvorbereitung und Geldwäschepflichten erledigen. Entscheidend ist nicht, ob ein Verdacht später bestätigt wird. Entscheidend ist, dass Ihr Büro erkennbare Tatsachen rechtzeitig einordnet, die Entscheidung nachvollziehbar festhält und die gesetzlichen Sperren beachtet. Eine Grundlage für den gesamten Ablauf ist eine Checkliste für die Geldwäscheprüfung im Maklerbüro.
Auffälligkeiten werden als Sachverhalt festgehalten
Beginnen Sie mit einem internen Vermerk. Schreiben Sie auf, was tatsächlich geschehen ist. Der Vermerk ist keine Strafanzeige und kein Urteil über einen Beteiligten. Formulieren Sie deshalb nicht: „Der Käufer wäscht Geld.“ Formulieren Sie stattdessen: „Der Käufer wollte den wirtschaftlich Berechtigten trotz Nachfrage nicht benennen und verlangte eine Barzahlung.“
Halten Sie den Vorgang zeitnah fest. Eine spätere Erinnerung ersetzt keine zeitnahe Dokumentation. Notieren Sie auch, wer die Auffälligkeit beobachtet hat und wann die Information im Büro eingegangen ist.
Diese Informationen gehören in den internen Vermerk
- Objekt, Vermittlungsauftrag und Stand des Kaufvorgangs.
- Namen und bekannte Kontaktdaten der Vertragsparteien, Vertreter und wirtschaftlich Berechtigten.
- Datum, Uhrzeit und Inhalt von Gesprächen, E-Mails, eingereichten Unterlagen und Anweisungen.
- Konkrete Auffälligkeiten, etwa widersprüchliche Angaben zur Finanzierung, ungewöhnlicher Zeitdruck oder fehlende nachvollziehbare Angaben zur Mittelherkunft.
- Die bereits angeforderten und vorgelegten Identifizierungsunterlagen sowie erkennbare Lücken.
- Die Person im Büro, an die der Vorgang zur Prüfung weitergegeben wurde.
Bewahren Sie Originalunterlagen und Kommunikation unverändert auf. Ergänzen Sie Ihren Vermerk, aber überschreiben Sie keine früheren Angaben. Wenn eine Aussage später korrigiert wird, dokumentieren Sie auch diese Änderung mit Datum und Quelle.
Eine Auffälligkeit allein ist nicht automatisch meldepflichtig. Sie darf aber nicht stillschweigend als „schwieriger Kunde“ abgelegt werden. Die interne Notiz sorgt dafür, dass die zuständige Person auf einer überprüfbaren Tatsachengrundlage entscheidet. Sie passt damit auch zu den Aufzeichnungspflichten aus Paragraf 8 Geldwäschegesetz.
Die zuständige Person prüft den Verdacht unverzüglich
Leiten Sie den Vermerk unverzüglich an die im Büro zuständige Person weiter. Das kann der Geldwäschebeauftragte sein, wenn einer bestellt wurde. In kleineren Büros ist es häufig die Geschäftsleitung oder die Person, die in der schriftlichen Risikoanalyse und im internen Sicherungssystem hierfür benannt ist.
Die Prüfung knüpft an die allgemeinen Sorgfaltspflichten aus Paragraf 10 Geldwäschegesetz an. Dazu gehören insbesondere die Identifizierung des Vertragspartners, die Feststellung eines wirtschaftlich Berechtigten, die Prüfung eines möglichen politisch exponierten Status und die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung. Welche Schritte im einzelnen Fall erforderlich sind, hängt vom Risiko und den vorliegenden Umständen ab.
Die Frage nach der Meldepflicht
Paragraf 43 Absatz 1 Geldwäschegesetz verlangt eine Verdachtsmeldung, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer strafbaren Handlung stammen könnte, mit Terrorismusfinanzierung zusammenhängt oder ein Geschäftsvorfall mit Terrorismusfinanzierung zusammenhängen könnte. Es braucht keinen Beweis und keine eigene strafrechtliche Bewertung durch das Maklerbüro.
Prüfen Sie den Gesamtzusammenhang. Einzelne Auffälligkeiten können sich erklären lassen. Mehrere widersprüchliche Angaben, eine undurchsichtige Beteiligtenstruktur, fehlende Mitwirkung bei der Identifizierung oder ein nicht plausibler Zahlungsweg können sich dagegen zu meldepflichtigen Tatsachen verdichten. Fragen Sie nach, soweit dies noch möglich ist, ohne den Meldeverdacht offenzulegen.
Die Prüfung darf nicht zur endlosen Nachermittlung werden. Liegen die Tatsachen vor, die einen Hinweis im Sinn von Paragraf 43 Geldwäschegesetz begründen können, ist unverzüglich zu melden. Auch eine abgebrochene Vermittlung kann meldepflichtig sein, wenn der Sachverhalt die Voraussetzungen erfüllt.
Praktische Regel: Dokumentieren Sie nicht nur die Entscheidung für eine Meldung. Halten Sie auch fest, welche Tatsachen geprüft wurden, wer entschieden hat und wann die Prüfung abgeschlossen war.
Die Pflicht zur Risikoanalyse und zu internen Sicherungsmaßnahmen bleibt daneben bestehen. Für die allgemeine Einordnung der Maklerpflichten hilft der Beitrag Warum Immobilienmakler dem Geldwäschegesetz unterliegen.
Die Meldung wird über goAML an die FIU übermittelt
Die Verdachtsmeldung wird elektronisch über goAML abgegeben. goAML ist das Meldeportal für Verpflichtete. Empfänger ist die Financial Intelligence Unit, kurz FIU. Sie ist die deutsche Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen und beim Zoll angesiedelt.
Richten Sie den Zugang nicht erst ein, wenn ein akuter Fall auf dem Tisch liegt. Die Registrierung, die Benutzerverwaltung und die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit gehören in Ihren internen Ablauf. Beschränken Sie Zugriffsrechte auf die Personen, die eine Meldung vorbereiten oder abgeben müssen.
Die Meldung muss den Vorgang verständlich machen
Beschreiben Sie in goAML den Sachverhalt klar und in zeitlicher Reihenfolge. Trennen Sie Tatsachen von Ihrer Einordnung. Geben Sie die bekannten Beteiligten, Rollen, Objektbezug, Kommunikationswege, Zahlungsinformationen und Auffälligkeiten an. Reichen Sie die verfügbaren Unterlagen in der vorgesehenen Form nach oder fügen Sie sie bei, soweit das Portal dies ermöglicht.
| Inhalt | Praktische Frage vor dem Absenden |
|---|---|
| Beteiligte | Sind Vertragspartner, Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte mit den verfügbaren Daten erfasst? |
| Sachverhalt | Ist er chronologisch, konkret und ohne unbelegte Schuldzuweisung beschrieben? |
| Objekt und Zahlung | Sind Objekt, Kaufpreis, bekannte Finanzierung und auffällige Zahlungsanweisungen zugeordnet? |
| Unterlagen | Sind relevante Ausweise, Registerauszüge, Korrespondenz und interne Notizen auffindbar und zuordenbar? |
Prüfen Sie die Eingaben vor dem Versand sorgfältig. Nach der Übermittlung sichern Sie den Nachweis der Abgabe und die zugehörige interne Entscheidung in Ihrer geschützten Akte. Ergänzen Sie den Vorgang, wenn die FIU Informationen anfordert. Antworten Sie fristgerecht und geben Sie nur die angeforderten, sachlich relevanten Informationen weiter.
Bei technischen Fragen zum Portal oder zur Registrierung nutzen Sie die offiziellen Hinweise der FIU. Für die materielle Entscheidung bleibt Ihr Maklerbüro verantwortlich. Bei rechtlich schwierigen Einzelfällen kann eine anwaltliche Beratung sinnvoll sein, sie darf eine unverzügliche Meldung bei bestehender Meldepflicht aber nicht verzögern.
Der Kunde darf über die Meldung nicht informiert werden
Paragraf 47 Geldwäschegesetz enthält das Informationsverbot, oft auch Tipping off genannt. Sie dürfen den Vertragspartner und sonstige Dritte grundsätzlich nicht darüber informieren, dass eine Verdachtsmeldung abgegeben wurde oder abgegeben werden soll. Ebenso dürfen Sie nicht offenlegen, dass die FIU oder eine andere Stelle wegen eines möglichen Ermittlungsverfahrens tätig wird.
Das Verbot schützt die Untersuchung. Es gilt nicht nur für die Person, die die Meldung technisch abgesendet hat. Es betrifft alle Mitarbeitenden, die vom Vorgang erfahren. Deshalb braucht Ihr Büro einen engen Kreis mit klaren Zugriffsrechten.
Gespräche mit dem Kunden bleiben sachlich
Sie dürfen weiterhin die Unterlagen verlangen, die für die Sorgfaltspflichten oder den Vermittlungsvorgang erforderlich sind. Sie dürfen aber nicht sagen, die Nachfrage beruhe auf einer Meldung oder auf einem Geldwäscheverdacht. Verwenden Sie neutrale, wahrheitsgemäße Formulierungen, etwa dass Unterlagen für gesetzliche Prüfpflichten benötigt werden.
Auch intern gilt das Need to know Prinzip. Informieren Sie nur Personen, die den Vorgang bearbeiten müssen. Vermeiden Sie Hinweise in offenen Teamchats, Kalendernotizen, Besichtigungsunterlagen oder E-Mails mit zu großem Verteiler. Die gesetzlichen Ausnahmen vom Informationsverbot sind eng und sollten nicht aus einer allgemeinen Vorsicht heraus angenommen werden.
Eine unbedachte Bemerkung kann den Zweck der Meldung gefährden. Schulen Sie deshalb auch Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung. Sie erkennen Auffälligkeiten häufig zuerst, etwa bei der Terminvereinbarung, bei der Entgegennahme von Dokumenten oder in Gesprächen über die Finanzierung.
Das Geschäft wird grundsätzlich nicht voreilig durchgeführt
Nach Paragraf 46 Absatz 1 Geldwäschegesetz darf eine Transaktion, auf die sich die Verdachtsmeldung bezieht, grundsätzlich nicht durchgeführt werden. Das ist das Durchführungsverbot. Bei einer Immobilienvermittlung betrifft dies die Handlung, die den gemeldeten Vorgang rechtlich oder wirtschaftlich vollzieht.
Die Transaktion darf durchgeführt werden, wenn die FIU oder die Staatsanwaltschaft zustimmt. Sie darf außerdem durchgeführt werden, wenn der dritte Werktag nach der Übermittlung der Meldung abgelaufen ist und bis dahin keine Untersagung vorliegt. Maßgeblich ist die gesetzliche Frist, nicht eine selbst gewählte Wartezeit.
Den Stillstand des Vorgangs praktisch steuern
Halten Sie im internen Vermerk fest, welche Handlung ausgesetzt wurde, wann die Meldung übermittelt wurde und ob eine Rückmeldung einging. Stimmen Sie sich nur mit den Personen ab, die dies wissen müssen. Gegenüber Kunden dürfen Sie das Durchführungsverbot nicht durch einen Hinweis auf die Verdachtsmeldung erklären.
Paragraf 46 Absatz 2 Geldwäschegesetz kennt Ausnahmen, wenn ein Aufschub der Transaktion nicht möglich ist oder die Verfolgung einer mutmaßlichen Straftat behindern könnte. Dann kann die Transaktion durchgeführt werden, die Meldung ist jedoch unverzüglich nachzuholen. Diese Ausnahme ist kein praktischer Ausweg für Terminprobleme. Dokumentieren Sie ihre Voraussetzungen besonders sorgfältig.
Ein Notartermin, eine Reservierungsabrede oder Druck durch Beteiligte hebt die gesetzliche Sperre nicht auf. Wenn Sie unsicher sind, welche konkrete Handlung als Durchführung einzuordnen ist, klären Sie den Einzelfall fachkundig, ohne geschützte Informationen unbefugt weiterzugeben.
Unterlagen und Entscheidungen bleiben nachvollziehbar abgelegt
Nach Paragraf 8 Geldwäschegesetz müssen Sie die erhobenen Angaben, eingeholten Informationen und Ergebnisse der durchgeführten Maßnahmen aufzeichnen und aufbewahren. Dazu gehören Identifizierungsdaten, Kopien oder Aufzeichnungen zu Dokumenten, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, Ihre Risikoeinordnung und die Entscheidung im Verdachtsfall.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre. Sie beginnt nach Paragraf 8 Geldwäschegesetz mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Transaktion durchgeführt wurde. Für einzelne Unterlagen können daneben andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Prüfen Sie deshalb den Einzelfall, statt Unterlagen pauschal zu früh zu löschen.
Eine Akte braucht Zugriffsregeln und einen Abschlussvermerk
Verdachtsmeldungen enthalten besonders sensible Daten. Legen Sie sie getrennt von frei zugänglichen Objektordnern ab. Definieren Sie, wer lesen, bearbeiten, exportieren und löschen darf. Papierakten brauchen ebenfalls einen geschützten Aufbewahrungsort, nicht nur digitale Dateien ein Passwort.
Ein Abschlussvermerk bündelt den Vorgang: Auffälligkeit, Prüfschritte, Entscheidung, Meldedatum, mögliche Rückmeldungen, Durchführungssperre und Ablageort. So kann Ihr Büro bei einer Prüfung erklären, wie es gehandelt hat, ohne Informationen erst aus E-Mails und Gedächtnisprotokollen zusammensuchen zu müssen. Eine Übersicht zu Fristen ergänzt der Beitrag Fristen im Geldwäschegesetz für Immobilienmakler.
Die wichtigste Erkenntnis lautet: Sachverhalt sichern, unverzüglich prüfen, bei meldepflichtigen Tatsachen über goAML melden, schweigen und die Durchführungssperre beachten. Anschließend bleibt alles geordnet und zugriffsgeschützt dokumentiert. Sorgfaltsakte führt Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung als geführten Ablauf zusammen, damit Nachweise bei einer Prüfung nicht erst in Nachtschichten rekonstruiert werden müssen. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular. Fachliche Beiträge dieses Magazins verantwortet der Autor der Sorgfaltsakte.
