Fristen im Geldwäschegesetz sind kein Kalender mit einem einzigen Stichtag. Sie hängen an Ereignissen: Ein neuer Vermittlungsvorgang beginnt, ein ernsthafter Kaufwunsch liegt vor, ein Verdacht entsteht oder ein Geschäft endet. Wer diese Ereignisse nicht dokumentiert, kann später kaum belegen, dass die Pflicht rechtzeitig erfüllt wurde.
Für Immobilienmakler ist deshalb ein Vorgangskalender hilfreicher als eine Liste mit Jahresdaten. Er verbindet jede Frist mit einem Auslöser, einer zuständigen Person und einem Nachweis. Die folgenden Regeln beziehen sich auf das Geldwäschegesetz, kurz GwG. Sie ersetzen nicht die Prüfung besonderer Vorgaben der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde im Bundesland.
Die Risikoanalyse hat keinen festen Jahrestag, aber einen Anlass
Paragraf 5 GwG verpflichtet Maklerbüros zu einer Risikoanalyse. Sie müssen die eigenen Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung ermitteln und bewerten. Die Risikoanalyse muss schriftlich oder in anderer nachvollziehbarer Form dokumentiert sein.
Das Gesetz nennt keinen festen jährlichen Abgabetermin. Eine Risikoanalyse darf daher nicht nur deshalb unverändert bleiben, weil ihr Erstellungsdatum weniger als ein Jahr zurückliegt. Entscheidend ist, ob sie noch die tatsächliche Risikosituation des Maklerbüros beschreibt.
Die Aktualisierung folgt einer Veränderung
Paragraf 5 GwG verlangt, dass Verpflichtete die Risikoanalyse regelmäßig überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. Ein Bedarf besteht insbesondere, wenn sich Risiken oder Geschäftsabläufe verändern. Das kann etwa bei neuen Objektarten, neuen Vertriebswegen, neuen Herkunftsländern von Kundinnen und Kunden oder einer geänderten Zahlungsabwicklung der Fall sein.
Auch eine Feststellung aus einer Behördenprüfung, ein interner Fehler oder ein auffälliger Einzelfall kann Anlass für eine Überarbeitung sein. Die Risikoanalyse muss dann nicht vollständig neu geschrieben werden. Änderungen, ihre Gründe und das Datum der Prüfung sollten aber klar erkennbar sein.
Ein Jahresrhythmus bleibt trotzdem sinnvoll
Ein Maklerbüro kann einen festen Termin zur internen Prüfung festlegen, zum Beispiel nach Ende des Geschäftsjahres. Dieser Termin ist eine Organisationshilfe, keine gesetzliche Frist. Er verhindert, dass die Risikoanalyse vergessen wird, ersetzt aber nicht die sofortige Anpassung bei einem konkreten Anlass.
In den Jahreskalender gehören daher zwei Aufgaben: die geplante Überprüfung und die sofortige Prüfung bei Veränderungen. Wer Aufbau und Mindestinhalte erst ordnen muss, findet in den GwG Vorlagen für Immobilienmaklerbüros eine passende Arbeitsgrundlage.
- Datum der letzten vollständigen Überprüfung festhalten.
- Verantwortliche Person für Änderungen benennen.
- Veränderungen im Geschäftsbetrieb als Auslöser definieren.
- Alte und neue Fassung nachvollziehbar ablegen.
Die Identifizierung muss vor dem maßgeblichen Geschäftszeitpunkt erfolgen
Die allgemeinen Sorgfaltspflichten stehen in Paragraf 10 GwG. Dazu gehören insbesondere die Identifizierung der Vertragspartner, die Feststellung, ob eine Person für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt, und die Einholung von Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung. Der wirtschaftlich Berechtigte ist die natürliche Person, die letztlich Eigentum oder Kontrolle ausübt oder auf andere Weise hinter dem Geschäft steht.
Die Sorgfaltspflichten sind grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung der Transaktion zu erfüllen. Für Makler ist zusätzlich der besondere Zeitpunkt in Paragraf 11 GwG wichtig. Bei Vermittlung von Kauf oder Verkauf einer Immobilie müssen sie die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen, sobald der Vertragspartner des Maklers ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags äußert und die Parteien des Kaufvertrags hinreichend bestimmt sind.
Ernsthaftes Interesse ist nicht jede erste Anfrage
Eine bloße Kontaktaufnahme zu einem Inserat löst nicht automatisch diesen besonderen Zeitpunkt aus. Die Voraussetzungen müssen zusammenkommen: Das Interesse an dem Kaufvertrag muss ernsthaft sein, und Käufer sowie Verkäufer müssen hinreichend bestimmt sein. Das Maklerbüro sollte deshalb dokumentieren, wann diese Schwelle erreicht wurde und worauf es die Einschätzung stützt.
Warten Sie nicht bis zum Notartermin. Dann ist die gesetzliche Vorverlagerung für Immobilienmakler oft bereits übersehen. Legen Sie im Vorgang eine Aufgabe an, sobald die Voraussetzungen nach Paragraf 11 GwG vorliegen, und sperren Sie weitere Schritte, bis die Identifizierung geprüft und dokumentiert ist.
Der Nachweis muss zum richtigen Vorgang passen
Bei natürlichen Personen wird die Identität anhand eines gültigen amtlichen Ausweises geprüft. Bei juristischen Personen sind unter anderem Firma, Rechtsform, Registernummer, Anschrift und Vertretungsverhältnisse festzustellen. Welche Unterlagen im einzelnen Fall erforderlich sind, hängt von der Person, der Eigentumsstruktur und den Umständen ab.
Notieren Sie nicht nur, dass ein Ausweis vorgelegen hat. Halten Sie den Prüfzeitpunkt, die geprüfte Person und die Zuordnung zum Objekt fest. Einen vollständigen Ablauf vom ersten Kontakt bis zur Akte zeigt das Praxisbeispiel zur GwG Prüfung eines Kaufobjekts.
Die Verdachtsmeldung erfolgt unverzüglich an die FIU
Paragraf 43 GwG verpflichtet Verpflichtete zur Meldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, kurz FIU, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer strafbaren Handlung stammt, mit Terrorismusfinanzierung zusammenhängt oder der Vertragspartner seine Offenlegungspflicht zum wirtschaftlich Berechtigten nicht erfüllt hat. Es geht um Tatsachen und eine nachvollziehbare Bewertung, nicht um einen abschließend bewiesenen Straftatbestand.
Die Meldung muss unverzüglich erfolgen. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern. Eine Verdachtsmeldung darf daher nicht bis zur nächsten Teamsitzung, zum Monatsende oder zur jährlichen Aktenprüfung liegen bleiben.
Der Auslöser ist der Verdacht, nicht der Vertragsabschluss
Der Fristbeginn liegt in dem Moment, in dem die für die Meldung zuständige Stelle im Büro die relevanten Tatsachen kennt und der Verdacht geprüft werden kann. Fehlen Informationen, kann eine kurze Klärung notwendig sein. Sie darf aber nicht dazu dienen, eine Meldung ohne sachlichen Grund aufzuschieben.
Bestimmen Sie vorab, wer Verdachtsfälle entgegennimmt, wer die Entscheidung vorbereitet und wer die Meldung technisch absetzt. Ist diese Person nicht erreichbar, braucht das Büro eine Vertretung. Die interne Kommunikation ist vertraulich zu behandeln.
Über die Meldung und ein mögliches Ermittlungsverfahren darf der Vertragspartner grundsätzlich nicht informiert werden. Dieses Verbot der Informationsweitergabe wird oft als Tippverbot bezeichnet. Für die praktische Bearbeitung hilft der Leitfaden zur Verdachtsmeldung an die FIU im Maklerbüro.
Nach einer Meldung gilt das Durchführungsverbot
Mit der Meldung endet die Pflicht nicht. Paragraf 46 GwG enthält ein Durchführungsverbot. Das betroffene Geschäft darf grundsätzlich nicht durchgeführt werden, bevor die Zustimmung der FIU vorliegt oder der dritte Werktag nach der Meldung verstrichen ist, ohne dass eine Untersagung erfolgt ist.
Die Frist betrifft das konkrete Geschäft, auf das sich die Meldung bezieht. Das Maklerbüro muss deshalb sofort festhalten, wann die Meldung abgegeben wurde, welche Handlung nicht erfolgen darf und wer im Büro informiert werden muss. Bei einer Untersagung oder weiteren Anweisung der zuständigen Stelle gelten deren Vorgaben.
Keine eigene Freigabe aus Zeitdruck
Ein geplanter Notartermin, Druck von Käufer oder Verkäufer oder eine erwartete Provision heben das Durchführungsverbot nicht auf. Auch eine bereits weit vorbereitete Transaktion darf nicht auf eigene Entscheidung weitergeführt werden, wenn die Voraussetzungen des Paragrafen 46 GwG erfüllt sind.
Die Frist sollte nicht nur im Kopf berechnet werden. Tragen Sie Meldungszeitpunkt, Ablauf des dritten Werktags, Rückmeldungen und die Entscheidung über das weitere Vorgehen in die Vorgangsakte ein. Bei Zweifeln über den konkreten Ablauf ist fachkundiger rechtlicher Rat erforderlich.
| Ereignis | Sofortmaßnahme | Nachweis in der Akte |
|---|---|---|
| Verdacht entsteht | Tatsachen sichern und Meldung vorbereiten | interne Bewertung und Meldungsdaten |
| Meldung abgegeben | Durchführungsverbot beachten | Zeitpunkt der Meldung und Sperrvermerk |
| Rückmeldung oder Fristablauf | weiteres Vorgehen prüfen | Freigabegrund oder Anweisung |
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres
Paragraf 8 GwG regelt die Aufzeichnung und Aufbewahrung. Makler müssen die erhobenen Angaben und eingeholten Informationen zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten sowie die Ergebnisse ihrer Risikoanalyse aufzeichnen und aufbewahren. Dazu gehören auch Unterlagen und Aufzeichnungen, die die Durchführung der Sorgfaltspflichten nachvollziehbar machen.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre. Sie beginnt nicht am Tag der Identifizierung und auch nicht am Tag der Unterschrift. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Transaktion durchgeführt wurde.
Der Schluss des Kalenderjahres ist der gemeinsame Startpunkt
Endet eine Geschäftsbeziehung in einem Kalenderjahr, läuft die Frist ab dessen Jahresende. Dasselbe gilt, wenn eine Transaktion durchgeführt wurde. Für die Aktenführung bedeutet das: Neben dem Ablagedatum braucht jede Vorgangsakte ein eindeutiges Ereignisdatum und ein daraus abgeleitetes Löschprüfdatum.
Bei einem abgebrochenen Vermittlungsvorgang kann es darauf ankommen, ob und wann eine Geschäftsbeziehung endete und welche Aufzeichnungen nach dem GwG entstanden sind. Dokumentieren Sie daher auch Abbrüche, nicht nur erfolgreiche Kaufverträge. Andere Aufbewahrungspflichten können daneben bestehen und eigene Fristen auslösen.
Für eine bevorstehende Kontrolle sollten Akten schnell auffindbar und vollständig sein. Die Checkliste für die Geldwäscheprüfung im Maklerbüro hilft dabei, die Nachweise vor einer Prüfung geordnet durchzugehen.
Nach Ablauf der Frist folgt die Löschprüfung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind personenbezogene Daten zu löschen, soweit keine anderen Rechtsvorschriften eine weitere Speicherung verlangen. Diese Regel steht in Paragraf 8 GwG. Löschen bedeutet nicht nur, einen Ordner als erledigt zu markieren. Papierunterlagen, digitale Dateien, E Mail Anhänge und Kopien in Arbeitsordnern müssen in den Löschprozess einbezogen werden.
Vor jeder Löschung ist zu prüfen, ob ein anderer Aufbewahrungsgrund besteht. Das können je nach Unterlage etwa handelsrechtliche, steuerrechtliche oder verfahrensbezogene Pflichten sein. Welche Regel vorgeht, hängt vom Einzelfall und vom Inhalt der Unterlage ab. Eine pauschale Löschung aller Objektakten nach fünf Jahren wäre deshalb riskant.
Ein Löschkalender trennt Prüfen und Vernichten
Führen Sie eine Wiedervorlage zum Ende jeder GwG Aufbewahrungsfrist. Prüfen Sie dann dokumentiert, ob eine weitere Speicherung zulässig oder erforderlich ist. Ist das nicht der Fall, löschen oder vernichten Sie die Daten sicher und halten Sie die Löschentscheidung fest.
Damit schließt sich der Fristenkalender: Risikoanalyse bei Anlass prüfen, Vertragspartner rechtzeitig identifizieren, Verdachtsmomente unverzüglich melden, das Durchführungsverbot beachten, Unterlagen korrekt aufbewahren und anschließend löschen. Sorgfaltsakte verbindet Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung in einem geführten Ablauf für prüfbare Maklerakten. Wenn Sie den Ablauf vor einer Prüfung einrichten oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular. Fachlich verantwortet wird der Beitrag von dem Autor der Sorgfaltsakte.
