Geldwäschepflichten sind im Maklerbüro kein einzelner Vorgang. Kosten entstehen an vielen kleinen Stellen: beim Einrichten des Ablaufs, bei jeder Identifizierung, bei Registerabfragen und beim geordneten Speichern. Wer nur die Ausweiskopie im Ordner sieht, übersieht meist die Arbeitszeit für Prüfung, Dokumentation und Wiederauffinden.
Eine brauchbare Planung trennt deshalb Einmalkosten, laufende Sachkosten und Zeitkosten je Vermittlung. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, schafft aber eine belastbare Grundlage für Zuständigkeiten und Budget. Der Autor dieses Beitrags ordnet die Posten für kleine, inhabergeführte Maklerbüros ein.
Der Aufwand beginnt mit der Risikoanalyse nach § 5 GwG
Die Risikoanalyse ist die schriftliche Einschätzung, wo im eigenen Geschäft ein erhöhtes Geldwäscherisiko bestehen kann. Sie ist nach § 5 Geldwäschegesetz, kurz GwG, zu erstellen, zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Für ein kleines Maklerbüro ist sie kein Text, den man einmal ablegt und dann vergisst.
Zeit für Ermittlung und Begründung
Der größte interne Posten ist die Erstellungszeit. Das Büro muss seine Kundenstruktur, Objektarten, Länderbezug, Zahlungswege, Vermittlungsabläufe und Auffälligkeiten betrachten. Es muss anschließend begründen, welche Risiken es als niedrig, mittel oder erhöht einstuft und welche Schutzmaßnahmen daraus folgen.
Diese Arbeit braucht Informationen aus dem tatsächlichen Büroalltag. Ein Standardmuster kann eine Gliederung liefern. Es kennt aber weder die konkreten Abläufe noch besondere Geschäftsfälle Ihres Büros. Planen Sie daher Zeit für die Anpassung, die Freigabe durch die verantwortliche Person und die nachvollziehbare Ablage ein.
Aktualisierung ist laufender Aufwand
Die Aktualisierung verursacht wiederkehrende Kosten. Auslöser können neue Vertriebswege, andere Kundengruppen, ein stärkerer Auslandsbezug, geänderte interne Abläufe oder neue rechtliche Anforderungen sein. Auch ohne offensichtliche Änderung sollte das Büro die Risikoanalyse in festen Abständen prüfen und diesen Prüfschritt dokumentieren.
Externe Beratung ist ein eigener Kostenblock. Sie kann sinnvoll sein, wenn die Risikobewertung komplex ist oder das Büro keine fachkundige Person für die Ersterstellung hat. Rechnen Sie Beratung, Rückfragen, interne Zuarbeit und die spätere Pflege getrennt voneinander. Eine Beratung nimmt dem Makler nicht die Verantwortung für eine passende Risikoanalyse ab.
Welche Dokumente dafür zusammengehören, zeigt der Beitrag Diese GwG Vorlagen braucht ein Immobilienmaklerbüro. Er hilft vor allem dabei, Aufwand für die wiederkehrende Dokumentation nicht zu übersehen.
Identifizierung verursacht Arbeit je Vermittlungsvorgang
Die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 GwG verlangen, Vertragsparteien zu identifizieren. Bei Immobilienmaklern gelten die besonderen Regeln des § 11 Absatz 2 GwG. Das Büro muss Käufer und Verkäufer rechtzeitig in den vorgesehenen Fällen erfassen und die erhobenen Angaben überprüfen.
Datenerhebung und Ausweisprüfung
Die Identifizierung ist mehr als das Einscannen eines Ausweises. Nach § 11 GwG sind die erforderlichen Angaben zu erheben und die Identität anhand geeigneter Unterlagen oder Verfahren zu überprüfen. Bei natürlichen Personen gehört dazu die Prüfung eines gültigen amtlichen Ausweisdokuments mit Lichtbild, soweit dieses Verfahren genutzt wird.
Planen Sie je Vorgang Zeit für die Kommunikation mit den Beteiligten, das Anfordern fehlender Unterlagen, die Sichtprüfung, die Dokumentation und die Ablage ein. Zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn Namen, Anschriften oder Vertretungsverhältnisse nicht schlüssig sind. Ein unleserlicher Scan oder eine bloße Notiz ohne erkennbaren Prüfbezug hilft bei einer späteren Prüfung kaum.
Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln
Handelt eine Gesellschaft, ein Verein, eine Stiftung oder eine andere Organisation, reicht die Erfassung des Vertragspartners nicht aus. Das Büro muss nach § 3 GwG den wirtschaftlich Berechtigten ermitteln. Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen, die eine Organisation letztlich besitzen oder kontrollieren oder auf deren Veranlassung eine Transaktion erfolgt.
Dieser Schritt kostet häufig mehr Zeit als die Ausweisprüfung. Beteiligungsstrukturen müssen verstanden, Angaben des Kunden eingeholt und mit verfügbaren Informationen abgeglichen werden. Bei verschachtelten Strukturen oder ausländischen Gesellschaften wächst der Prüfaufwand deutlich. Das Büro sollte dafür einen klaren Eskalationsweg festlegen: Wer entscheidet, wann Unterlagen nicht ausreichen, und wer dokumentiert die Entscheidung?
- Arbeitszeit für das Anfordern und Prüfen der Identitätsdaten
- Zeit für Rückfragen bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben
- Aufwand für die Ermittlung und Dokumentation wirtschaftlich Berechtigter
- Sachkosten für sichere Erfassung, Ablage und gegebenenfalls digitale Prüfverfahren
Ein vollständiger Ablauf lässt sich an einem konkreten Fall besser planen. Das Praxisbeispiel zur GwG Prüfung eines Kaufobjekts macht sichtbar, an welchen Stellen Bearbeitungszeit anfällt.
Registerabfragen und Nachweise sind eigene Kostenposten
Das Transparenzregister ist kein Ersatz für die eigene Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter. Es ist aber eine wichtige Quelle für den Abgleich. Der Registerabruf selbst, die Prüfung des Ergebnisses und die Zuordnung zum Vermittlungsvorgang gehören als getrennte Arbeitsschritte in die Kalkulation.
Abruf, Vergleich und Ablage
Für den Abruf können je nach Zugang und Abrufart Gebühren anfallen. Hinzu kommt die Arbeitszeit. Eine beschäftigte Person muss die richtige Rechtseinheit auswählen, die Angaben lesen, Abweichungen erkennen und den Abrufnachweis so speichern, dass er dem Vorgang später eindeutig zugeordnet werden kann.
Der Nachweis sollte erkennen lassen, wann und für welche Rechtseinheit die Einsicht erfolgt ist. Eine lose Datei im Downloadordner genügt organisatorisch nicht. Ohne feste Benennung und Vorgangszuordnung kostet das Wiederauffinden bei einer Behördenprüfung unnötig Zeit.
Unstimmigkeiten nicht nebenbei behandeln
Weichen die ermittelten Angaben über wirtschaftlich Berechtigte von den Angaben im Transparenzregister ab, kann eine Unstimmigkeitsmeldung nach § 23a GwG erforderlich sein. Ob die Voraussetzungen vorliegen, hängt vom Einzelfall ab. Das Büro sollte die Abweichung deshalb nicht vorschnell als Datenfehler abtun, sondern prüfen und die Prüfung festhalten.
Kosten entstehen dann durch Sachverhaltsaufklärung, Kommunikation, Entscheidung und Dokumentation. Das gilt auch, wenn sich eine Abweichung nach Rückfrage nachvollziehbar erklärt. Zuständigkeitsregeln verhindern, dass eine Auffälligkeit in einem E Mail Postfach liegen bleibt.
| Kostenposten | Typischer Auslöser | Planbarer Aufwand |
|---|---|---|
| Registerabruf | Prüfung einer Organisation | Gebühr, Bearbeitungszeit, Abrufnachweis |
| Abgleich | Ermittelte Person und Registerangabe vergleichen | Prüfzeit, Rückfragen, Dokumentation |
| Unstimmigkeitsmeldung | Nicht erklärbare Abweichung | Aufklärung, Entscheidung, Meldung und Aktenvermerk |
Aufbewahrung kostet Speicher, Ordnung und Zugriffsrechte
Nach § 8 GwG sind die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen sowie bestimmte Aufzeichnungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet oder die Transaktion durchgeführt wurde.
Der Kostenpunkt ist nicht nur Speicherplatz. Papierakten brauchen abschließbare Aufbewahrung, klare Register und geregelten Zugriff. Digitale Akten brauchen einen geschützten Speicherort, Rechte für einzelne Personen und eine Struktur, die Ausweisnachweis, Registerabruf, Risikobewertung und Korrespondenz zum richtigen Vorgang zusammenführt.
Wiederauffinden und Löschen mitplanen
Eine Akte muss im Bedarfsfall zügig auffindbar sein. Dafür benötigt das Büro ein einheitliches Ablageschema, eindeutige Vorgangsnummern und Vertretungsregeln. Diese Organisation ist Arbeitszeit, aber sie senkt den Aufwand, wenn die Aufsichtsbehörde Unterlagen anfordert oder eine Vertretung einen Fall übernehmen muss.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind personenbezogene Daten grundsätzlich zu löschen. Eine längere Speicherung kann sich aus anderen gesetzlichen Pflichten ergeben. Ob solche Pflichten im konkreten Fall bestehen, ist gesondert zu prüfen. Planen Sie daher einen dokumentierten Löschlauf und keine Ablage auf Dauer.
Die praktische Entscheidung zwischen Papier, Tabellen und einer Fachanwendung behandelt der Beitrag Ordner, Tabelle oder Software für GwG Nachweise. Entscheidend sind nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch Suchzeit, Zugriffssteuerung und Löschbarkeit.
Unterrichtung und interne Sicherungsmaßnahmen brauchen Zeit
§ 6 GwG verlangt interne Sicherungsmaßnahmen. Damit sind Regeln und Kontrollen gemeint, die das Büro vor Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung schützen sollen. Ihre Ausgestaltung richtet sich nach Art und Umfang des Geschäfts sowie nach der eigenen Risikoanalyse.
In einem kleinen Büro muss nicht jede Aufgabe eine eigene Stelle erhalten. Es muss aber klar sein, wer die Risikoanalyse pflegt, wer Identifizierungen prüft, wer bei Auffälligkeiten entscheidet und wer Unterlagen herausgibt. Fallen diese Rollen in einer Person zusammen, sollte auch die Vertretung geregelt sein.
Unterrichtung ist kein einmaliger Termin
Beschäftigte müssen über die einschlägigen Vorschriften, Typologien und internen Verfahren unterrichtet werden. Die Unterrichtung muss zur Tätigkeit passen. Wer Kundendaten entgegennimmt, braucht andere praktische Hinweise als jemand, der nur Unterlagen ablegt.
Planen Sie Zeit für Einweisung neuer Beschäftigter, Wiederholungen, kurze Fallbesprechungen und einen dokumentierten Nachweis der Unterrichtung ein. Sinnvoll sind klare Arbeitsanweisungen für häufige Situationen: Wann wird identifiziert, welche Unterlagen werden verlangt, wann wird eine Abweichung weitergegeben und wo wird der Vorgang abgelegt?
Kontrollen gehören ebenfalls in die Kostenrechnung. Eine verantwortliche Person sollte stichprobenartig prüfen, ob Akten vollständig sind und ob die festgelegten Schritte eingehalten wurden. Fehler früh zu finden kostet weniger als fehlende Nachweise erst bei einer angekündigten Prüfung zusammenzusuchen.
Bußgelder sind kein kalkulierbarer Kostenposten
Ein Bußgeld ist kein normales Geschäftsrisiko und keine Alternative zu einem geordneten Ablauf. § 56 GwG nennt zahlreiche Ordnungswidrigkeiten. Dazu können Verstöße gegen Pflichten zur Risikoanalyse, zu internen Sicherungsmaßnahmen, zur Identifizierung, zur Aufbewahrung oder zu Meldungen gehören. Welche Pflichtverletzung im Einzelfall vorliegt, beurteilt die zuständige Aufsichtsbehörde auf Grundlage des konkreten Sachverhalts.
Für bestimmte Ordnungswidrigkeiten beträgt der Bußgeldrahmen nach § 56 GwG bis zu 150.000 Euro. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen gilt ein erhöhter Rahmen. Dann können Geldbußen bis zu einer Million Euro oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils verhängt werden, wenn dieser Betrag höher ist.
Daneben entstehen Kosten durch Stellungnahmen, Nachreichungen, anwaltliche Beratung und die nachträgliche Bereinigung unvollständiger Akten. Diese Folgen sind schwer planbar, weil sie vom Verstoß, seiner Dauer, seiner Schwere und weiteren Umständen abhängen. Planbar ist dagegen der vorbeugende Ablauf.
Fassen Sie die Kosten deshalb in einer einfachen Jahresplanung zusammen: Zeit für Risikoanalyse und Unterrichtung, Aufwand je Vermittlung, Gebühren und Speicher sowie Zeit für Kontrollen und Löschung. Sorgfaltsakte führt Risikoanalyse, Identifizierung und Aufbewahrung in einem prüfbaren Ablauf zusammen. Wenn Sie den Ablauf vor einer Prüfung sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular. So lässt sich der notwendige Aufwand vorab verteilen, statt ihn unter Zeitdruck nachzuholen.
